ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS E FESTAS

 
 

Apresentação

Este negócio consiste em organizar eventos e festas. Quando o assunto for gerenciamento de congressos, convenções, workshops, lançamento de produtos, inauguração de fábricas, coletivas de imprensa e badalados happy hours, almoços, coquetéis, simpósios, conferências, feiras, inaugurações, solenidades de posse ou qualquer outro evento que tenha como meta "dar certo sem dar trabalho" é melhor procurar uma empresa especializada neste assunto.

Mercado

O mercado de organização de eventos no Brasil está em ascensão, já que cada vez mais é reconhecida a importância da realização de eventos para divulgar ou fixar uma marca, estreitar relacionamento com clientes.

Conhecer e caracterizar quem são seus futuros clientes, o que eles compram e por que eles compram, como são feitas as compras, quando eles compram e as tendências de compra deles é essencial ao sucesso de seu negócio.

A maioria das empresas bem sucedidas estão constantemente em mudanças, oferecendo oportunidades e apresentando ameaças.

Conhecer e analisar os consumidores, concorrentes, fornecedores, e o ambiente macroeconômico, é muito importante para revisar e se adaptar aos novos desafios e oportunidades do mercado. Uma visão de fora para dentro em seu futuro negócio e uma analise do próprio mercado em que você vai entrar, é um instrumento estratégico para seus objetivos.

Sua empresa precisa identificar os segmentos de mercado específicos que você deseja conquistar.

Analisar o potencial do mercado onde será iniciado seu negócio é muito importante, nessa analise pode-se verificar a renda, idade, classe social dos futuros consumidores.

Localização

A escolha do local e do espaço físico necessário para instalar seu negócio é uma decisão muito importante para o sucesso do empreendimento. O local deve oferecer uma infra-estrutura necessária para sua instalação e ainda propiciar o seu crescimento, ter acesso fácil para os clientes e ser um ponto de vendas atrativo.

Estrutura

A estrutura básica deve contar com um escritório apenas, já que tudo que se é usado para a organização de eventos é terceirizado.

Equipamentos

Os equipamentos básicos são aqueles usados no escritório, tais como: computadores, fax, impressoras, linhas telefônicas e móveis e utensílios.

Investimento Inicial

Conforme a estrutura do empreendimento, o valor estimado, para o empreendedor iniciar esse tipo de negócio, pode ficar em torno de: R$ 20.000,00.
*Não esqueça do Plano de Negócios.

Legislação

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Plano de Negócio

Sugerimos sua participação no Negócio Certo Sebrae

O Negócio Certo é um programa de Auto-Atendimento oferecido pelo SEBRAE gratuitamente, por meio digital ou material impresso, especialmente destinado as pessoas que buscam orientações práticas sobre planejamento, abertura e gestão de novos negócios.

Além da internet o Programa Negócio Certo Sebrae, disponibilizará as informações em:

- estações de auto-atendimento nos Pontos de Atendimento ao Cliente do Sebrae em Santa Catarina;
- em CD Rom,
- em material impresso que podem ser solicitados através do 0800-6430401

Pessoal

Conforme o direcionamento dado à empresa, o quadro das pessoas envolvidas poderá contemplar maior ou menor número de pessoas. Seguindo este princípio, o quadro poderá ser formado - em alguns casos de forma opcional e em outros de forma obrigatória - por recepcionistas bilingües ou trilingües, recepcionistas de "stand" (Modelos e Manequins), secretárias executivas, coordenador de montagem de "stand", coordenadores de plenária, protocolo, recepção, copeiras, digitadores, fotógrafos, garçons, guias de turismo, intérpretes, assessoria de Imprensa , mestre de cerimônia , seguranças , motoristas para recepção VIP, operadores de recursos audiovisuais, etc.
Uma fartura de profissões que pode assustar, mas que em estruturas necessariamente enxutas, deverão ser exercidas por um número menor de pessoas.Todas as pessoas que trabalham na sua empresa devem ter algumas características para saber atender bem, tais como a habilidade em ouvir e atender os clientes, naturalidade na orientação dos clientes, boa vontade, persistência e paciência, saber negociar, equilíbrio emocional, identificar as necessidades dos clientes, iniciativa, agilidade e presteza no atendimento, identificar o perfil do usuário. Essas características podem ser adquiridas através de treinamentos o que deve ocorrer periodicamente entre seus funcionários, cursos tipo: "Gestão de Pessoas", Praticando Qualidade, Cativando o Cliente com um Atendimento de Qualidade, Oratório - A Arte de falar em Público, entre outros.

Fornecedores

Mais do que o preço, deve-se buscar a excelência ao selecionar fornecedores, afinal, quem estará apresentando o produto final - "composto" por diversos produtos, de diversos fornecedores - ao cliente, é a empresa de promoção de eventos, responsável pelo resultado final.

Serviços

A gama de serviços a ser ofertada é muito grande, serviços esses, que são basicamente a organização de: seminários, workshops, lançamento de produtos, inauguração de fábricas, coletivas de imprensa e badalados happy hours, almoços e coquetéis para empresas, etc.

Em alguns casos de empreendimentos de maior porte, são agregados serviços de bufê, decoração, segurança, limpeza, estacionamento com manobristas, serviços de filmagem, fotografia, sonorização, iluminação, vídeo em circuito fechado de TV e até um serviço de UTI móvel. Tudo dependerá do volume de investimento disponível.

Etapas do processo
Apesar de não haver uma rotina específica, é necessário contar com muita disciplina e organização. De maneira geral, as etapas básicas para a organização de um evento são: reuniões para determinar a necessidade do cliente; elaboração do projeto em si (inclusive levantamento de custos); apresentação da proposta ao cliente para discussão e ajustes da aprovação; contratação de prestadores de serviço de divulgação (mala direta, imprensa) e supervisão do trabalho dos fornecedores. Enfim se dá em três estapas:
- Antes do evento.
* Elaborar processos de patrocínio e captação de recursos;
* Assessorar na escolha da transportadora aérea oficial e dos hotéis a serem conveniados ao evento;
* Criar logotipo, peças administrativas e de divulgação do evento;
* Desenvolver estratégia de mídia, definindo veículos e cronograma de divulgação;
* Criar e/ou ampliar o "mailing" (banco de dados de clientes potenciais ou virtuais);
* Remeter / controlar / arquivar a correspondência postada e recebida;
* Desenvolver "lay-out" (arranjo físico) de auditórios, secretarias, salas VIP, imprensa, coordenação, etc;
* Elaborar planejamento para seleção, compra ou locação de materiais, serviços e equipamentos de terceiros.

- Durante o evento.
* Montar a estrutura física conforme "lay-out";
* Controlar a instalação e operacionalização diária dos serviços contratados;
* Assessoria no desenvolvimento do cerimonial da abertura ;
* Coordenação dos serviços de secretaria executiva;
* Controle das condições físicas do ambiente;
* Acompanhamento e supervisão dos serviços de "coffe break", limpeza e organização.

- Depois do evento.
* Apresentar relatórios e contas;
* Postar cartas de agradecimento à patrocinadores, colaboradores e fornecedores;
* Organizar arquivos de documentação geral do evento.

É importante frisar que boa parte dos serviços podem ser terceirizados (fotografia, vídeo, bufê, decoração, apresentador do cerimonial, garçons, equipe de som, recepcionista, confeccionador de souvenirs, iluminadores, etc.).

Participação em eventos
Um bom começo é participar de feiras, congressos e seminários. Se relacionar com pessoas-chave nas áreas de marketing e relações públicas de empresas ajuda, pois são elas que, normalmente, requisitam os serviços de organização de eventos.

Como ser melhor que os outros
Para se alcançar uma posição diferenciada no mercado a empresa deve criar mecanismos que ofereçam garantias específicas do que foi contratado pelo cliente. Com esta prática cria-se uma relação de confiança, essencial para que o trabalho seja produtivo. Pensando nisto, discriminar os serviços ofertados (e pelos quais a empresa é responsável), o compromisso com os cuidados para preservação do imóvel, dentre outras questões, através de um contrato que contemple todas estas questões, apresenta-se como uma prática aconselhável. Outras dicas interessantes: ter um "briefing" (resumo) do evento, adotar um questionário que identifique as reais necessidades do contratante e identifique eventuais falhas "pós-evento".

Por que não dá certo?
Principalmente, porque o empreendedor comete pecados capitais: não planeja o passo a passo do evento, abrindo espaço para imprevistos inconcebíveis, desconhece técnicas de organização de eventos, mobiliza inadequadamente o público para o tipo de evento, divulga de forma equivocada, se entrega ao amadorismo e à improvisação, ou abre espaço para a projeção orçamentária incorreta. Estas são algumas falhas que o eliminam do mercado.

Para alcançar o sucesso
No caminho para o sucesso, estão o planejamento técnico do evento, com definição de objetivos, público, estratégias, gestão econômico-financeira e resultados; profissionalismo; transparência no relacionamento com o cliente e na divulgação do evento; conhecimento das normas de cerimonial, protocolo e regras de etiqueta; gerenciamento do evento; melhorias de resultados e da relação custo/benefício; atualização e reciclagem de empreendedores e profissionais. Enfim, o importante é trabalhar com muito profissionalismo, ter experiência em diversas áreas, manter uma ampla rede de contatos selecionar bem os fornecedores e, principalmente, ter disponibilidade integral.

Divulgação

O ditado popular diz que a propaganda é a alma do negócio, devemos nos preocupar em comunicar sobre nossos serviços tanto com os clientes externos quanto com os internos que no caso são seus próprios funcionários.

Você precisa atingir os consumidores e garantir as vendas, para isso deverá planejar o seu marketing, obtendo uma noção realista dos custos de seus serviços, adaptando e otimizando os recursos para melhor posicionar os seus serviços, motivando os consumidores e estruturando sua comercialização de modo a atingir seu mercado-alvo com sucesso. O marketing deve ser contínuo e sistemático.

Num plano de marketing é importante o conhecimento de elementos como preço, produto (serviço), ponto (localização) e promoção. Avaliar os desejos e necessidades de seus clientes ou usuários em relação a funções, finanças, facilidade, feeling e futuro.

Lembrete importante

É importante lembrar que o sucesso de um evento depende de quem está por trás dele. Portanto, neste ramo, ser amador ou mero organizador de festinhas, está fora de questão. Não há lugar para improvisações.Numa economia que tende à estabilização, saber definir o preço certo dos serviços oferecidos é uma das decisões mais importantes na sua futura empresa. O desejo do consumidor e a expectativa de ganho do proprietário - O consumidor sempre deseja pagar menos e ter mercadorias de qualidade, enquanto o sonho do empresário é obter o melhor retorno, com o menor risco. Essas informações podem ser adquiridas através de cursos tipo - "Formação de preços".

Dicas

O empreendedor deverá buscar informações em outras Idéias de Negócio do tipo: Bar, Restaurantes, entre outros. E ainda fazer elvantamento de preços junto as empresas de aluguel de equipamentos, mesas, cadeiras, toalhas de mesa, garços, etc.