Minhas amigas e meus amigos, bom dia. Gostaria de compartilhar com vocês minha recente experiência ao participar de reunião de trabalho em uma grande organização, quando tive a oportunidade de constatar a ocorrência de atitudes e comportamentos que podem e devem ser evitados. Relacionei, então, de maneira objetiva, alguns procedimentos e posturas que, por mais simples e corriqueiros que nos possam parecer, não podem ser negligenciados ao promovermos encontros de trabalho de qualquer natureza, tais como: reuniões internas, reuniões externas, palestras, colóquios, eventos.
Na simplicidade reside a chave da sabedoria, diz um provérbio oriental. Sugiro, portanto, investirmos alguns minutos na leitura dessas anotações, e refletirmos sobre seu impacto nos encontros de trabalho que promovemos e participamos. Um forte abraço em vocês, e até o próximo encontro.
1. marcar/divulgar o encontro de trabalho com antecedência; 2. cumprir o horário marcado: início e término; 3. am caso de atraso, justificar, e se desculpar; 4. cumprimentar os presentes; 5. apresentar-se (identificar-se); 6. não manter conversas paralelas com os demais participantes da mesa; 7. manter atitude condizente (formal) com o ambiente de trabalho que está instaurado; 8. sentar-se adequadamente à mesa, com atitude; 9. manter a mesa de trabalho organizada - não deixar objetos, copos, garrafas, espalhados desordenadamente; 10. os equipamentos auxiliares a serem utilizados (computadores, telas, outros) devem estar localizados de forma a facilitar a visibilidade por todos os participantes; 11. cada módulo de apresentação não deve ultrapassar 70 minutos, com 20 minutos de intervalo entre cada módulo; 12. distribuir o material impresso (se houver) ao final da exposição, a fim de manter a concentração da platéia no palestrante, e não em anotações e/ou no próprio material; 13. tratar a assistência com cortesia, especialmente em caso de possíveis conflitos de entendimento e/ou dúvidas quanto ao tema abordado; 14. não fazer comentários irônicos/sarcásticos refutando observações/intervenções da platéia, em hipótese alguma; 15. a platéia pode ter preocupações/abordagens diversas em relação ao mesmo tema, em função da natureza de suas atividades; portanto, poderá ocorrer diversidade de entendimentos e/ou dúvidas que, obrigatoriamente, não dirão respeito a todos - não perder o foco no tema; 16. a coordenação do encontro deve ser isenta e conduzida por profissional que não seja um dos palestrantes; 17. se você não é uma pessoa naturalmente engraçada, não conte piadas; mas é interessante relatar fatos e situações que remetam ao que está sendo exposto; 18. o palestrante deve chegar com antecedência e receber a todos, sempre que possível, na entrada da sala onde será realizado o encontro; 19. caso a mesa seja composta por mais de um palestrante, estes devem coordenar entre si a ordem de participação e interferências mútuas nos assuntos - que devem ser de forma organizada e coerente; 20. evitar conversas paralelas sobre qualquer assunto; 21. evitar comentários paralelos sobre o assunto que está sendo tratado; 22. sair da sala discretamente para falar e/ou atender ligações ao celular; 23. não chegar atrasado; 24. ao fazer apartes, fornecer argumentos consistentes que contribuam para o debate; meramente criticar não é produtivo; 25. comparecer trajado de acordo com o ambiente regular de trabalho e/ou de acordo com o tipo de encontro; 26. se por qualquer motivo ocorrer sonolência, sair da sala por alguns minutos; 27. ser gentil com os colegas presentes: bom dia, boa tarde, boa noite, dá licença, por favor, obrigado, desculpe-me, são "palavras mágicas" que devem/podem ser utilizadas em abundância; 28. ficar de pé, de preferência, e se possível, sempre que for se dirigir a todos; 29. estar disponível para alguns minutos de informalidade, após o término do encontro; 30. Boa Sorte (a todos nós). Obrigado, e boa semana.
* Mestre em Administração - FGV/RJ
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