SEBRAE/SC - Artigos para MPE's

 
  Data Inclusão: 03/05/2006
Autor: Paulo R. B. de Carvalho*
Fonte: Paulo R. B. de Carvalho*

Encontros de trabalho: alguns cuidados

Minhas amigas e meus amigos, bom dia. Gostaria de compartilhar com vocês minha recente experiência ao participar de reunião de trabalho em uma grande organização, quando tive a oportunidade de constatar a ocorrência de atitudes e comportamentos que podem e devem ser evitados. Relacionei, então, de maneira objetiva, alguns procedimentos e posturas que, por mais simples e corriqueiros que nos possam parecer, não podem ser negligenciados ao promovermos encontros de trabalho de qualquer natureza, tais como: reuniões internas, reuniões externas, palestras, colóquios, eventos.

Na simplicidade reside a chave da sabedoria, diz um provérbio oriental. Sugiro, portanto, investirmos alguns minutos na leitura dessas anotações, e refletirmos sobre seu impacto nos encontros de trabalho que promovemos e participamos. Um forte abraço em vocês, e até o próximo encontro.

1. marcar/divulgar o encontro de trabalho com antecedência;
2. cumprir o horário marcado: início e término;
3. am caso de atraso, justificar, e se desculpar;
4. cumprimentar os presentes;
5. apresentar-se (identificar-se);
6. não manter conversas paralelas com os demais participantes da mesa;
7. manter atitude condizente (formal) com o ambiente de trabalho que está instaurado;
8. sentar-se adequadamente à mesa, com atitude;
9. manter a mesa de trabalho organizada - não deixar objetos, copos, garrafas, espalhados desordenadamente;
10. os equipamentos auxiliares a serem utilizados (computadores, telas, outros) devem estar localizados de forma a facilitar a visibilidade por todos os participantes;
11. cada módulo de apresentação não deve ultrapassar 70 minutos, com 20 minutos de intervalo entre cada módulo;
12. distribuir o material impresso (se houver) ao final da exposição, a fim de manter a concentração da platéia no palestrante, e não em anotações e/ou no próprio material;
13. tratar a assistência com cortesia, especialmente em caso de possíveis conflitos de entendimento e/ou dúvidas quanto ao tema abordado;
14. não fazer comentários irônicos/sarcásticos refutando observações/intervenções da platéia, em hipótese alguma;
15. a platéia pode ter preocupações/abordagens diversas em relação ao mesmo tema, em função da natureza de suas atividades; portanto, poderá ocorrer diversidade de entendimentos e/ou dúvidas que, obrigatoriamente, não dirão respeito a todos - não perder o foco no tema;
16. a coordenação do encontro deve ser isenta e conduzida por profissional que não seja um dos palestrantes;
17. se você não é uma pessoa naturalmente engraçada, não conte piadas; mas é interessante relatar fatos e situações que remetam ao que está sendo exposto;
18. o palestrante deve chegar com antecedência e receber a todos, sempre que possível, na entrada da sala onde será realizado o encontro;
19. caso a mesa seja composta por mais de um palestrante, estes devem coordenar entre si a ordem de participação e interferências mútuas nos assuntos - que devem ser de forma organizada e coerente;
20. evitar conversas paralelas sobre qualquer assunto;
21. evitar comentários paralelos sobre o assunto que está sendo tratado;
22. sair da sala discretamente para falar e/ou atender ligações ao celular;
23. não chegar atrasado;
24. ao fazer apartes, fornecer argumentos consistentes que contribuam para o debate; meramente criticar não é produtivo;
25. comparecer trajado de acordo com o ambiente regular de trabalho e/ou de acordo com o tipo de encontro;
26. se por qualquer motivo ocorrer sonolência, sair da sala por alguns minutos;
27. ser gentil com os colegas presentes: bom dia, boa tarde, boa noite, dá licença, por favor, obrigado, desculpe-me, são "palavras mágicas" que devem/podem ser utilizadas em abundância;
28. ficar de pé, de preferência, e se possível, sempre que for se dirigir a todos;
29. estar disponível para alguns minutos de informalidade, após o término do encontro;
30. Boa Sorte (a todos nós). Obrigado, e boa semana.

* Mestre em Administração - FGV/RJ


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