SEBRAE/SC - Artigos para MPE's

 
  Data Inclusão: 24/10/2006
Autor: Jornal do Commércio
Fonte: Jornal do Commércio

Cortar o cafezinho não basta

Gerenciamento de custos nas pequenas empresas passa por itens como troca de fornecedores

Manter uma pequena empresa no Brasil não é tarefa fácil. Com os altos impostos e a situação econômica do País, as microempresas têm que controlar custos para sobreviver. Mas qual é a melhor maneira de controlar gastos? Cortar cafezinho, retirar o papel higiênico do banheiro, diminuir os custos com viagens e as despesas com telecomunicações podem ser decisões a curto prazo, mas, necessariamente, não significam um corte real nos gastos excessivos e nas contas altas. Entender o consumo e de que maneira ele se desenvolve e cresce é uma das formas de reduzir, conscientemente, o valor das contas sem tirar a qualidade de vida de funcionários e até da própria chefia.

Achar no mercado as melhores soluções que se adequem às necessidades do cliente é a função da consultoria Expense Reduction Analysts (ERA), especializada em atender pequenas e médias empresas com dificuldades na hora de controlar as contas. Totalmente contra a política de cortar cafezinhos, viagens, ligações telefônicas e até mesmo o copo plástico, a ERA ensina aos seus clientes que o segredo está em unir forças com as empresas de tamanho similar, até menores ou um pouco maiores, para fazer delas as suas fornecedoras.

Em vez de usar as grandes empresas, e os seus preços maiores ainda, como fonte de matéria-prima e suprimentos, a idéia é optar por companhias menores. "As pequenas empresas ficam nas mãos dos grandes fornecedores que cobram preços dignos das gigantes que atendem. E as companhias viram reféns dessas fornecedoras, o que é o maior erro. A opção é deixar de comprar os pacotes mais caros, das gigantes, e partir para parcerias com negócios menores, que, muitas vezes, oferecem valores mais em conta", ensina Cláudio Motta, diretor de unidade de negócios da Era.

TECNOLOGIA. Colocar parte do dinheiro em pequenos investimentos e também investir em tecnologia são algumas das dicas que Motta dá para seus clientes pequenos e médios. "Os pequenos investimentos podem ser mais úteis que um grande investimento, que, no final, pode não dar tão certo quanto o esperado. Investir em tecnologia sempre ajuda, mas não é metodologia ideal para redução de custos", conta. Metodologia ideal que também não inclui corte de supérfluos.

"Manter a qualidade funcional é um dos itens principais para a sobrevivência da empresa. Não adianta tirar lâmpadas das salas, limitar o uso dos copos plásticos e das ligações para números de celular. As melhores idéias não passam por aí e são elas que geram economia, sem tirar a qualidade de vida de quem trabalha na empresa", completa Motta.

Acostumado com contas altíssimas em gastos como segurança e energia, Fábio Irigoite, gerente-geral do Lindóia Shopping, em Porto Alegre, lembra que sofreu para reduzir os gastos da empresa. "Não temos experiência em administração de custos e, por isso, não tínhamos como colocar o foco na redução dos gastos. A solução foi prestar mais atenção a partes que, até então, eram secundárias", explica Irigoite.

Se custos obrigatórios, como recursos humanos, energia elétrica e gestão, não poderiam ser deixados de lado, então que se cortasse o excesso. "Vimos que podíamos economizar muito se fizéssemos coisas simples. Alteramos a escala de seguranças, o que diminuiu nossos gastos com plantões e com horas extras e também mudamos algo em relação ao uso da energia, mas sem cortes e sem redução do número de lâmpadas e do número de aparelhos de ar-condicionado ligados. Nada drástico", revela.

ECONOMIA. A operação mostrou-se bem sucedida e já rende frutos: houve economia em torno de 15%. "Passamos a trabalhar mais a causa que a conseqüência. Fomos buscar onde o problema começava e como ele podia ser solucionado. Mantivemos o nosso ritmo de trabalho, não alteramos em nada a nossa estrutura, só que ganhamos mais valor agregado", continua Irigoite.

Quem também mudou a forma de enxergar os problemas foram os executivos da Cofix, empresa do ramo de madeiras e concretos, no Rio de Janeiro. As mudanças, que ainda estão acontecendo, começaram pela troca de fornecedores, chegaram até o modo de negociação de contratos e hoje podem alterar o ritmo da mão-de-obra e não a quantidade.

"Estamos caminhando com mais quatro ou cinco projetos, que devem mudar muito da nossa visão de como enfrentar os problemas e de como reduzir os gastos de maneira inteligente", confirma Denise Rodrigues, diretora de qualidade da Cofix, que ainda não acredita que a redução dos custos da Expense Reduction Analysts pôde alterar tanto o método de lidar com contas da sua empresa.

"Sentimos que era uma proposta diferente e resolvemos arriscar. Eles olham as nossas contas fixas, os gastos extras e como fazemos nossos negócios e mexem em tudo. Jamais podíamos imaginar que com um trabalho mais atencioso, poderíamos alterar tanto os nossos gastos", assegura Denise, que ainda não tem porcentagem definida na redução dos custos, mas acredita em números expressivos e que viu na mudança de fornecedores, uma das dicas da consultoria, uma outra solução bem-vinda. "Deixamos alguns fornecedores que cobravam mais caro e passamos para outros, que ofereciam o mesmo produto com preços mais baixos. Também aprendemos como renegociar alguns contratos, de forma que ficassem mais vantajosos para a gente", conclui Denise.

Quando reduzir custos

1- Ter a falsa ilusão de que cortar o cafezinho, retirar algumas lâmpadas ou bloquear todos os aparelhos para ligações celulares por si só resolverão os problemas.

2- Não se importar com a compra de algumas caixas a mais de papel, pois é um assunto muito insignificante para se preocupar.

3- Pensar que o lucro antes dos impostos está sendo sempre sacrificado, mesmo com as metas de vendas sendo atingidas.

4- Deixar em determinado período a produção não crescer (ou até recuar), mas aumentarem os gastos operacionais (água, energia e gás).

5- Ter no dia-a-dia a nítida impressão que usou menos o telefone, mas a conta continua alta.

6- Acreditar que, se as metas de vendas estão sendo atingidas, não precisa revisar nada.

7- Perceber que a empresa consome mais tempo do que deveria com a gestão do seu passivo do que com novos negócios, pesquisa e desenvolvimento e com clientes.


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