SEBRAE/SC - Artigos para MPE's

 
  Data Inclusão: 18/11/2002
Autor: Diário do Comércio & Indústria
Fonte: DCI

Pequena controla o caixa no papel

Mesmo com toda a tecnologia moderna à disposição para ajudar na administração do caixa, pequenas empresas ainda utilizam ferramentas tradicionais para controlar a entrada e a saída de dinheiro. Tendo à disposição tecnologia de ponta, elas preferem usar lápis e papel para evitar perdas.

É o caso da Toshiro , empresa de fabricação de equipamentos e máquinas para pastelarias.

"Tudo o que entra e sai do caixa da empresa está anotado em um caderno. Nele, também estão as cópias dos cheques emitidos e recebidos, com todos os dados do cliente. Assim, se um cheque voltar, temos como saber qual foi e o valor", informa uma das responsáveis pelo departamento financeiro da empresa, Margarida Ogusco.

O controle das informações é feito em paralelo aos dados fornecidos pelo banco, consultado todos os dias. "No final de cada dia, pego um extrato no banco e o caderno e comparo os saldos. Como faço o lançamento antecipado dos cheques pré-datados, o resultado do caderno é sempre menor. Com isso, sei o quanto vou poder investir no próprio negócio", explicou.

Experiência mostra caminho

A rigidez no controle das contas não surgiu com a empresa, que atua no segmento há mais de 15 anos. Segundo Margarida, o método surgiu com o tempo e com a necessidade de manter o caixa em ordem.

"Percebemos que era preciso adotar um método que nos fizesse pensar mais em nossos produtos do que no caixa da empresa", lembra.

A Toshiro também possui um software que separa os gastos com folha de pagamento, fornecedores, investimentos e outros itens da demonstração de resultados.

Existem outras alternativas conservadoras de gerenciar o caixa que dão resultado. Na Toner Ink , empresa de recuperação de cartuchos para impressoras, a maneira de manter o caixa em dia foi antecipar as despesas em quatro meses, além de pagar todos os compromissos à vista.

"Nosso segmento não tem muitos custos, o que permite anteciparmos bastante a provisão de despesas", afirmou o sócio da empresa, Willy Nadeu.

Criativas ainda são exceção

Para José Carlos de Souza Filho, coordenador do grupo de atividades em finanças do Programa de Administração do Varejo, da USP, as medidas adotadas pelas duas empresas são criativas, apesar de serem exceções: "É difícil encontrar uma empresa que consiga pagar todos os seus compromissos à vista".

O Natal pode trazer mais complicações para o caixa, com o aumento dos gastos com funcionários temporários, custos fixos e estoque e com a dificuldade de repassar os aumentos.

"O empresário deve ser cauteloso e conservador ao fazer a previsão de ganhos com as vendas de Natal. O ideal é realizar um estudo detalhado sobre o comportamento das vendas em anos anteriores e ser conservador ao prever o resultado para este ano", diz Souza Filho. Antecipar recebimentos e adiar pagamentos é a melhor opção, na visão do especialista. Apesar da dificuldade em colocar a idéia em prática, deve-se negociar com o fornecedor. "Se o empresário lucrar, o fornecedor também ganha”, lembra.


PROGRAMA REÚNE INFORMAÇÃO E FACILITA CONTROLE DO CAIXA

O empresário tem mais uma ferramenta tecnológica para ajudar no controle do fluxo de caixa. Um software, desenvolvido pela Interchange S/A , reúne na tela de computador a posição financeira da empresa com extratos de diversas contas em diferentes bancos. Desta forma, pode acompanhar o movimento do caixa e saber quanto tem de dinheiro em cada banco.

A perspectiva de aumento na demanda cresceu com o funcionamento do novo sistema de pagamentos. "Em sete anos conquistamos mil usuários. Nossa expectativa é dobrar esse número até o final do ano, com a versão adaptada ao SPB", prevê Jorge Aidar, gerente de produtos financeiros da Interchange.

Com a crescente utilização da TED (Transferência Eletrônica Disponível) pelas empresas, que desde o dia 6 passou a ser induzida, esse tipo de recurso tornou-se ainda mais importante para o controle de fluxo de caixa.

Por conta disso, a Interchange fez uma adaptação ao sistema, lançou uma nova versão do programa e já prevê melhores negócios para este ano.

O Cash 2.0, nome dessa nova versão, passou a fornecer informações não só pela manhã, mas também durante o dia, com extratos parciais e posição atualizada dos saldos.

"Sugerimos que haja checagem do saldo às 11h30 e às 15h30, por exemplo. Mas ele pode pedir quando quiser", explicou.

Menor custo de controle

O maior benefício do produto , na opinião de Aidar, é a redução de custo de controle financeiro, além da diminuição de gastos com o departamento de contas a pagar e a receber.

Ele argumenta que, mesmo usando a Internet, perde-se tempo ao acessar a página de cada banco, digitando senhas e procurando as informações no site de cada instituição. "Há empresas que têm departamentos inteiros só para isso", lembra.

"Além de juntar as informações, o sistema permite comparações e garante agilidade para tomar decisões", completou.

Ele ressalta que, em caso de descasamento, por exemplo, utilizando a TED, o empresário pode comparar taxas de juro e escolher em que banco ficará com a conta descoberta, pagando o menor juro possível.

Segundo a Interchange, cerca de 75% dos atuais clientes são pequenas e médias empresas.

Os custos do serviço

Para utilizar o serviço, é cobrada uma tarifa de R$ 70,00 para utilização do software. Além disso, há uma taxa adicional de acordo com o volume de informações trocadas.

Segundo Aidar, uma empresa com fluxo médio de consultas paga cerca de R$ 50 por banco. Ele conta que a adaptação do sistema à Internet está sendo estudada.

Desta forma, o empresário poderia tomar a decisão e executá-la em seguida, no site do banco.

Aidar lembra que o sucesso total do novo software depende da adaptação de alguns bancos à velocidade do SPB. Segundo ele, boa parte das instituições, mas não todas as 100 conveniadas, já disponibilizam posições parciais do movimento intradia.

Consulta ao fluxo de caixa

Outra novidade na informática para gerenciamento do caixa foi lançada pela Controle Soluções Empresariais , empresa de tercerização financeira.

A companhia montou um centro de dados que pode ser acessado de qualquer lugar via Internet, segundo Claudio Cifali, sócio da empresa.

Deste modo, garante Cifali, o diretor financeiro de uma empresa com matriz fora do País pode consultar o fluxo de caixa, balancetes e outras informações das filiais, sem precisar pedir relatórios para as subsidiárias.


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