SEBRAE/SC - Artigos para MPE's

 
  Data Inclusão: 27/05/2003
Autor: Cláudia Marques
Fonte: DIÁRIO DO COMÉRCIO

Como informatizar sem desperdícios

Despesas variam de acordo com atividade. O que uma loja de roupa precisa informatizar difere do que um restaurante ou um minimercado, por exemplo.

Antes de decidir o que informatizar na empresa, o empreendedor tem de saber, com clareza, que problemas precisa resolver. Essa é a dica do consultor Jorge Luiz da Rocha Pereira, do Sebrae-SP. "Se o empresário não souber o que pretende melhorar com o uso dos computadores, eles não serão de grande ajuda e provavelmente apenas representarão um custo adicional no fim do mês", afirma Pereira. Uma pesquisa do Sebrae-SP apontou que cerca de 75% dos micro e pequenos empreendedores paulistas têm, pelo menos, um computador na empresa, mas, muitas vezes, eles não são usados adequadamente.

Segundo o consultor, o primeiro passo é planejar o uso da informática de acordo com a atividade da empresa. Pereira alerta que há particularidades que têm de ser levadas em consideração na hora da informatização. Numa loja de roupa, por exemplo, ter um cadastro de clientes informatizado é muito importante. O consumidor poderá receber um atendimento melhor, porque será possível guardar no computador informações sobre seus gostos e preferências, permitindo ao empresário surpreendê-lo com atitudes, como dar um presente no dia do seu aniversário. "já num restaurante ou num minimercado, isso não é tão essencial. Neles o controle de estoque e de fornecedores é que é fundamental", diz Pereira.

Dois setores que precisam ser informatizados - fluxo de caixa e controle de estoque - são comuns a todos os empreendimentos. Para informatizá-los, o consultor diz que é necessário fazer uma pré-informatização. No caso do fluxo de caixa, é bom o empresário ter uma planilha bem clara sobre o assunto. O ideal é que ela seja dividida em semanas, compute o saldo anterior, as entradas e as saídas. “De posse desses dados, fica mais fácil passar para o computador as informações”, diz Pereira.

Vantagens - As vantagens de informatizar uma empresa são muitas. Informatizando os departamentos corretos, o empresário poderá contar com dados mais precisos sobre o que está acontecendo na empresa. Também terá mais controle sobre o que está acontecendo no negócio. "Numa loja de roupa, por exemplo, ao informatizar o estoque, o empresário poderá comprar as peças certas, das cores e tamanhos que mais vendem, sem precisar parar tudo e fazer um levantamento. Para isso, basta registrar todas as entradas e saídas de mercadorias", diz.

Investimento - O investimento depende de quais aplicativos o empresário vai usar. As despesas podem variar de R$ 500 a R$ 5.000. Os programas mais baratos são os genéricos, que custam até R$ 500. Eles servem para qualquer tipo de empresa. Os mais caros são os modulares, que são módulos feitos exatamente para atender às necessidades do negócio. O preço de cada módulo custa em torno de R$ 5.000. Isso se o empresário já tiver os equipamentos. Se ele não tiver, é necessário acrescentar às despesas o valor do computador.

Os empresários que não tiverem condições financeiras para informatizar a empresa podem tentar uma linha de crédito disponível no Banco do Brasil e na Caixa Econômica Federal, CEF. O dinheiro é liberado por meio do Programa de Geração de Emprego e Renda, Proger. A correção é feita pela TJLP (taxa de juros de longo prazo) mais 5,33% ao ano. O limite do empréstimo é R$ 50.000.


O QUE INFORMATIZAR NO EMPREENDIMENTO

Veja que departamentos das empresas abaixo mais precisam ser informatizados.

Loja de roupa

Cadastro de clientes
Cadastro de fornecedores
Controle de estoque
Controle do fluxo de caixa
Demonstrativo de resultados


Mini-mercado

Cadastro de fornecedores
Check-out (caixas)
Controle de estoque
Controle do fluxo de caixa
Demonstrativo de resultados


Restaurante

Cadastro de fornecedores
Controle das mesas
Controle de estoque
Controle de fluxo de caixa
Demonstrativo de resultados


OS PASSOS PARA A INFORMATIZAÇÃO ECONÔMICA

Veja o que fazer antes de informatizar a empresa.

- Aprender sobre a informatização. Visitar empresas do mesmo setor que já estejam informatizadas e ver como eles fizeram.

- Procurar ajuda. Conversar com amigos e outros empreendedores que conheçam sobre informática.

- Analisar a forma como as coisas são feitas manualmente na empresa. Identificar o que deve ser informatizado e quais as melhorias esperadas.

- Analisar se é possível se conectar à web e se isso trará algum benefício para a companhia, como enviar e-mails para os clientes.

- Não comprar o computador mais avançado que existe. Há produtos que custam bem menos, não são "o último tipo" e resolvem muito bem o problema do empresário.

- Conversar com mais de um fornecedor antes de fechar qualquer compra e sempre buscar referências sobre ele.

- Preparar os funcionários. Mostrar os benefícios, treinar as pessoas, discutir as mudança e a melhor forma de fazê-las.

- Adquirir os aplicativos (softwares) antes dos computadores.


Destaques da Loja Virtual
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