SEBRAE/SC - Artigos para MPE's

 
  Data Inclusão: 15/09/2003
Autor: Jornal do Commércio
Fonte: Jornal do Comércio

Perda de tempo é falta de planejamento

Com organização, profissional ganha qualidade de vida

Reuniões sem objetivos claros, telefonemas muito longos, dificuldade de delegar funções e acessos à Internet desnecessários são algumas das tarefas diárias em que os profissionais mais desperdiçam tempo. Vice-presidente nacional da Associação Brasileira de Qualidade de Vida, Alberto Ogata afirma que o estresse da maioria dos profissionais é oriundo da falta de planejamento das tarefas.

- Atualmente, o grande desafio das pessoas é conseguir conciliar o lado profissional com o pessoal. E é justamente este desequilíbrio uma das maiores causas da falta de qualidade de vida - comenta Ogata. Segundo ele, a frustração pelo não cumprimento das tarefas gera estresse e implicações na saúde, como problemas físico, emocional e até psíquicos.

Advogado e sócio de dois escritórios, Sérgio Araújo aprendeu a otimizar seu tempo e afirma que atualmente, a esposa e os dois filhos também têm uma melhor qualidade de vida. "Eu não tinha tempo porque julgava que tudo era importante. Isso pode até ser verdade, mas existem prioridades", afirma.

Consultora organizacional e professora do curso Administração do tempo e qualidade de vida, Branca Maria Sampaio da Silva explica que o problema enfrentado pelo advogado é mais comum do que se imagina.

- Em geral, os profissionais não sabem delegar funções e listar prioridades. Alguns julgam que tudo é importante a acabam não fazendo nada. Outros, trabalham apenas sobre pressão, executando as tarefas na última hora, quando poderiam ter feito com antecedência e sem estresse - explica Branca.

Reuniöes mais curtas e mais objetivas
Com planejamento, Araújo diz que passou a economizar cerca de três horas semanais apenas em reuniões. Segundo ele, anteriormente, os encontros com sócios e funcionários duravam pelo menos uma hora. "Agora, elas se estendem por cerca de 15 minutos, sem perda de qualidade. Pelo contrário, com os objetivos previamente traçados, ganhamos em produtividade", conta.

Araújo mantém ainda o que chama de "agenda verdadeira", onde são feitos planejamentos diários e semanais. Anteriormente, anotava seus compromissos sabendo que não seriam cumpridos.

Outra fonte de desperdício do advogado era o telefone, onde gastava pelo menos 15 minutos em ligações simples. "Me estendia muito e não era objetivo. Hoje, faço a mesma ligação, tratando dos mesmos assuntos em cerca de três minutos. E isso não acarretou perda de qualidade".

Outro profissional que conseguiu otimizar seu tempo através do planejamento é o funcionário público Sérgio Cosendey Val. "Antes, eu achava que era totalmente organizado, quando era justamente o oposto", lembra. Responsável pelo gerenciamento de quase 200 pessoas, Val conta que gasta 30% menos tempo para desempenhar as mesmas funções. Segundo ele, o resultado é fruto de uma organização verdadeira.

- Eu chegava a cancelar cerca de 50% das tarefas que achava que tinha que fazer. Agora, com o planejamento diário, aumentei minha qualidade de vida, dos meus funcionários e também da minha família - conta o funcionário público, de 53 anos e pai de dois filhos.

Além de benefícios no trabalho, Val colhe também frutos da sua recente organização no orçamento doméstico. "O planejamento do trabalho passou para o lar. Tenho planilhas com as quais controlo os gastos com compras e combustível. Depois disso, a despesa do carro diminuiu 25% e a da casa, 20%", comemora.

Apesar da falta de organização ser uma das principais fontes de desperdício de tempo, a consultora Branca alerta para os excessos. "O profissional não pode ser inflexível. É preciso saber que muitas tarefas não acontecem conforme previsto e isso também não pode ser um gerador de estresse", alerta.


Você sabe usar o seu tempo?

1. Passo boa parte do meu tempo "quebrando galhos" urgentes.
( ) Nunca ( ) Raramente ( ) Quase sempre ( ) Sempre

2. Quando dou uma informação, falo tudo nos mínimos detalhes.
( ) Nunca ( ) Raramente ( ) Quase sempre ( ) Sempre

3. Quando há riscos envolvidos, prefiro que outros tomem as decisões.
( ) Nunca ( ) Raramente ( ) Quase sempre ( ) Sempre

4. Só delego trabalhos rotineiros e sem grande responsabilidade.
( ) Nunca ( ) Raramente ( ) Quase sempre ( ) Sempre

5. Para mim é difícil distiguir a diferença entre o que é urgente e o que é prioritário.
( ) Nunca ( ) Raramente ( ) Quase sempre ( ) Sempre

6. Prefiro resolver tudo na hora ao invés de planejar.
( ) Nunca ( ) Raramente ( ) Quase sempre ( ) Sempre

7. Controlo tudo para que nada saia errado.
( ) Nunca ( ) Raramente ( ) Quase sempre ( ) Sempre

8. Na minha empresa sou "pau para toda obra".
( ) Nunca ( ) Raramente ( ) Quase sempre ( ) Sempre

RESULTADOS
Nenhuma questão assinalada "Quase sempre" e "Sempre": Há indícios que de que você usa bem o seu tempo e tem boa qualidade de vida.

De uma a três questões assinaladas "Quase sempre" e "Sempre": Atenção! Você precisa se aprofundar no diagnóstico do uso do tempo. Há indícios de que sua qualidade de vida com foco no uso do tempo está comprometida.

De quatro a sete questões assinaladas "Quase sempre" e "Sempre":

Indica que sua qualidade de vida com foco no uso do tempo está significativamente comprometida.


Todas as questões assinaladas "Quase sempre" e "Sempre": Indica que você está correndo risco de ficar estressado.

Fonte: Consultora Branca Maria Sampaio da Silva

Como não perder mais tempo

Planeje suas atividades, não perca seu foco

Delegue funções, não seja centralizador

Selecione o que é prioridade, não perca tempo com o que não é importante

Faça reuniões com objetivos

Seja conciso em telefonemas e na Internet

Siga o ditado: "não para amanhã o que pode fazer hoje"


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