SEBRAE/SC - Artigos para MPE's

 
  Data Inclusão: 29/12/2003
Autor: Bruno Lima
Fonte: Folha de S. Paulo - SP

Delegar funções é passaporte da folga

Escolha do substituto pode determinar o sucesso da empreitada; "roteiro de tarefas" claro evita erros

Aprender a delegar funções é essencial para conseguir se afastar da empresa -mesmo que por pouco tempo- e aproveitar o tempo livre sem estresse.

Para evitar a sensação de que o negócio ficará abandonado, é preciso escolher e treinar um bom substituto antes mesmo de agendar a viagem de férias. Feito isso, afirmam consultores, é possível planejar o afastamento sem comprometer o empreendimento.

"O importante é não sair no escuro. É bom manter na empresa pessoas preparadas para cuidar de tudo na ausência do dono", diz Luís Alberto Fernandes Lobrigatti, consultor do Sebrae-SP (Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas de São Paulo).

Mas não é necessário ter exatamente um gerente. Basta que o escolhido para substituir o "comandante", além de ser alguém de confiança, conheça bem o negócio. Nesse momento, o que menos importa é o cargo que o funcionário ocupa na empresa, ensinam os especialistas. Isso significa que qualquer funcionário (um gerente, uma secretária, um vendedor) bem orientado pode ocupar a função sem grandes problemas.

O segredo é deixar definidos os compromissos pendentes e as medidas adequadas a cada situação que pode surgir. A idéia é deixar um "roteiro de tarefas" descrevendo com detalhes o que deve ser feito em cada dia.

Os consultores também aconselham não deixar nenhuma decisão estratégica para o período de afastamento, o que simplifica a escolha do substituto e diminui dores de cabeça no retorno.

Escolher a época do ano menos movimentada para o negócio, abastecer a empresa, avisar clientes preferenciais sobre a ausência prolongada e definir quando é imprescindível consultar o dono são algumas dicas simples que ajudam a reduzir os riscos de insucesso.

Revezamento

"Se a empresa tem pelo menos dois sócios atuantes, o revezamento é sempre a melhor saída", afirma o consultor Lobrigatti.

As irmãs Sarah, 44, e Julinha Lazaretti, 38, sócias-proprietárias da Alergoshop, rede de lojas de produtos para pessoas alérgicas, já descobriram isso. O revezamento foi a saída para aproveitar com tranquilidade o período de folga.

Julinha lembra que, antes de instituir o revezamento, não conseguia relaxar. "Era um estresse horroroso, o marido ficava bravo. A gente ia à praia, e eu ficava no celular. Ele tinha razão. Eu não descansava, ficava nervosa, e as crianças me viam assim."

Agora, diz que as férias de fato são uma época de descanso. "Confio na minha sócia. Isso me deixa relaxar. Temos um trato: ligar só se for urgência urgentíssima. O trabalho não tem de tomar minha vida. Não vivo para trabalhar, trabalho para viver."

Como Sarah cuida da área comercial -e Julinha das áreas administrativa e financeira-, o revezamento ficou mais sofisticado: sempre que uma das irmãs tira férias, a outra fica na empresa em companhia de uma gerente que domine a área da primeira.

Antes do recesso, também virou "norma" fazer uma reunião para repassar todos os pontos e evitar que sobrem dúvidas, diz Julinha. "Mesmo com o revezamento, já deixamos pronto tudo que for possível adiantar", conta.

Como as duas têm filhos, a solução encontrada foi dividir o descanso em períodos de 15 dias durante as férias escolares.

Pente-fino

Na volta das férias, o importante é ter certeza absoluta de que tudo correu bem. Para obter a resposta, é fundamental inspecionar os controles de caixa, de estoque, de vendas e de pagamentos.

O próximo passo é comparar os resultados com os dados da inspeção feita antes de sair. De acordo com especialistas, só o empresário que sabe exatamente como deixou a empresa poderá checar com certeza se não houve desvios.

Reclamações sobre o atendimento e problemas como devolução de mercadorias normalmente só aparecem com o tempo. O conselho é estar atento aos e-mails e aos outros canais de comunicação com os clientes da empresa.


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