SEBRAE/SC - Artigos para MPE's

 
  Data Inclusão: 20/01/2005
Autor: Milton Zerbinatti
Fonte: REVISTA SEU SUCESSO

Se eles erram, você paga

Seu contador e o seu financeiro podem até ser de confiança. Quando erram, porém, quem paga o pato é você. Aqui, dicas para você checar o trabalho deles, mesmo que não entenda quase nada do assunto

Ao contrário do que muita gente pensa, a contratação de um escritório de contabilidade pode representar uma operação de alto risco. E o risco é maior nas empresas de pequeno e médio porte que, por ene razões, não dispõem de estrutura administrativo-financeira adequada para atestar a validade das informações, instruções e registros contábeis recebidos do contador. Por isso mesmo, assumem tudo como válido e correto - e, às vezes, se dão mal.

Prestando serviços de assessoria há muitos anos, por inúmeras vezes tive a oportunidade de constatar falhas e erros graves cometidos por contadores. Falhas por imprudência, negligência ou por puro e simples desconhecimento. Afinal, a legislação brasileira é uma barafunda, que muda à toda hora, e nem todos os contadores se preocupam em acompanhar as mudanças. Resultado: você corre o risco de pagar mais impostos do que o devido; multas e juros por atrasos desnecessários; ou, pior ainda, quando você pensa que está com tudo em ordem na empresa, aparece um fiscal e pimba! Aplica-lhe uma senhora multa.

Exemplos dos erros
- Erro por não emissão de documentos fiscais exigidos.
- Erro no preenchimento de documentos fiscais, tais como citação de artigos, decretos e códigos em desacordo com o tipo de negócio do cliente.
- Erro de apuração na receita a ser tributada.
- Erro de cálculo na apuração do imposto, com recolhimento a mais ou a menos.
- Recolhimento de imposto indevido, ou não retenção e/ou recolhimento de impostos devidos.
- Falhas, erros ou omissão na entrega das declarações mensais, trimestrais e anuais exigidas pela legislação (GIA; DCTF; DIRF; DIPJ; RAIS; DES e outras).

Entretanto, é preciso reconhecer que existem empresas de contabilidade extremamente capazes e eficientes, capitaneadas por profissionais de muita competência, cujos clientes não têm motivos para se preocupar. Em todo o caso, para minimizar os riscos de futuras dores de cabeça - quase sempre com reflexos negativos de caixa - sugiro a implantação de um check list, que o empresário deveria manter sob estrita vigilância. Entre outros itens a serem checados, se destacam:

Ata de Encerramento do Exercício Social
Fique de olho. Em cumprimento às determinações do novo Código Civil brasileiro, vigente desde janeiro de 2004, as empresas Ltda., ao término de cada exercício social, precisam fazer essa tal ata. Ela deve ser elaborada pelo contador ou advogado, tendo por base o balanço patrimonial e de resultados. Na ata, por exemplo, fica definido quanto os sócios vão retirar da empresa por conta da distribuição de lucro.

Regime de Tributação
Diz um ditado americano que da morte e dos impostos ninguém escapa. Por isso, no encerramento de cada exercício fiscal e com base nos números apurados no balanço, questione o contador sobre as vantagens de mudança no regime de tributação a ser adotado para o exercício seguinte. Basicamente, existem três regimes. O Simples (para empresas com faturamento anual de até R$ 1.200.000), o regime de Lucro Presumido e o de Lucro Real. A escolha do melhor regime de tributação depende, além dos limites de faturamento, de uma série de fatores. Dai que o ideal seria você pedir ao seu contador para fazer simulações e decidirem juntos. De todo modo, se a sua empresa se enquadra nos limites legais e você preferir evitar fiscalização, o melhor é optar pelo Lucro Presumido. Nesse caso, você "combina" com o governo pagar x% da sua receita líquida mensal. Em contrapartida, se vê livre de um monte de burocracias e aporrinhações.

Aumento de Capital

Manter o capital da sua empresa de acordo com o volume de negócios pode ser bem interessante. Principalmente se você precisar de empréstimo bancário ou mesmo se estiver pensando em vender a empresa no futuro. Se você se decidir a aumentar o capital, saiba que nem sempre será necessário injetar dinheiro. Consulte o contador sobre a viabilidade da utilização do saldo disponível nas contas de Reserva de Capital e Lucros. Seria bom, também, consultar um advogado, de modo a poder cumprir as exigências do novo Código Civil.

Posição de Estoque

Quando o assunto é estoque, existem inúmeros "truques" usados por empresários inescrupulosos para melhorar os números do balanço. Independentemente disso, confrontar a posição do estoque apresentada no balanço com os controles internos da empresa é importante.
Sobretudo se você se dispõe a ser realmente um empresário sério. Afinal, estoque é dinheiro parado, que custa armazenagem e manuseio e, se bem pensado, pode gerar faturamento.

Legislação Fiscal
A barafunda de leis, decretos, regulamentos e exceções é um dos grandes entraves ao desenvolvimento do Brasil. O governo reconhece, mas raramente faz algo de concreto para reduzir a burocracia. Daí serem poucos os empresários dispostos a se aprofundar no assunto. Mas não custa nada ficar atento às notícias dos jornais, "trocar figurinhas" com colegas do ramo ou, de vez em quando, contratar alguém especializado que dê "uma geral" na sua empresa. Pode até parecer que estou advogando em causa própria, mas a verdade é que os bons consultores por si se pagam. E se pagam, porque acham falhas que evitam dor de cabeça e resultam em economia real para a empresa.

Aplicações Financeiras

É curioso. Conheço uma porção de empresários que se matam de trabalhar para fazer a empresa crescer e compor um belo saldo de caixa. No dia-a-dia, porém, entregam a administração financeira (contas a pagar e a receber, caixa e aplicações) a pessoas supostamente de confiança, mas despreparadas ou inexperientes. Portanto, se o seu financeiro elogia muito o gerente do banco, ou vice-versa, cuidado. Gerentes de bancos adoram financeiros inexperientes.

Acompanhar a evolução financeira da empresa, com ênfase nos saldos existentes na conta bancária, e participar das decisões de aplicação pode render muito dinheiro. Particularmente no Brasil. O mesmo é válido para as "mil e uma" taxas que os bancos cobram pelos serviços que prestam. Só para citar um exemplo, pode existir uma diferença significativa entre emitir um cheque e fazer o mesmo pagamento por Transferência Eletrônica Disponível TED).

Enfim, a vida de empreendedor é dura. Não basta ter uma boa idéia, montar a empresa e fazer ela crescer. Sobretudo depois que a empresa adquire um certo porte, é bom ficar de olho nessas coisas chatas - mas essenciais - que são a contabilidade e os controles financeiros. Além de, não raro, esse acompanhamento de perto lhe poupar muita dor de cabeça e render um bom dinheiro.

O Código da Burocracia

Entenda o significado das siglas usadas pelo pessoal do ramo

DCTF - Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais
DES - Declaração Eletrônica de Serviços
GFIP - Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia e Informações à Previdência
DIPJ - Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica
DIRF - Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte
GIA - Guia de Informação e Apuração Sobre Operações com Mercadorias e Serviços
RAIS - Relação Anual de Informações Sociais
SINTEGRA - Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços
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