SEBRAE/SC - Artigos para MPE's

 
  Data Inclusão: 14/03/2005
Autor: Patrícia Lemfers
Fonte: Patrícia Lemfers

Quando a administração se torna uma viagem produtiva

Era uma vez um empresário, um sonhador que montou sua empresa e almejava alcançar a liderança no seu segmento de atuação no mercado. Esse empreendedor idealista fez planos e mais planos para poder crescer, mas ao final de dois longos e árduos anos ele cansou. Desistiu, pois não conseguia sair do lugar e a única coisa que ganhou foram noites de insônia e muitas dores de cabeça.

Calma leitor, este não é um conto de terror, ou pior, uma história para fazê-lo desistir do seu negócio. É apenas uma forma de ilustrar o que vemos acontecer todos os dias no Brasil: empresas fechando antes de completarem três anos de existência. Infelizmente esta é a realidade atual. Mas existe uma forma de evitar com que isso aconteça? O que será deu errado com esse e tantos outros empresários?

Não tenho pretensões de passar a fórmula mágica para ninguém. Até porque se ela existisse e eu a conhecesse, estaria nadando em milhões e milhões de reais, dólares, euros, ienes....

Na verdade, quero apenas demonstrar o que muita gente já sabe e, que estão dando certo graças a isso, entre tantas outras coisas.

Estou falando do planejamento empresarial, ou administrativo, como vocês preferirem. E para os desavisados de plantão, planejamento não é só estabelecer metas, objetivos e missões a serem cumpridas pela empresa que, aliás, só podem ser definidos após muito estudo e pesquisa. Este processo também inclui o estudo da implementação das atividades a serem realizadas para se alcançar estes objetivos. Inclui também avaliação dos recursos disponíveis para isso (sejam eles financeiro, material, tempo ou pessoas, principalmente pessoas) e o controle realizado antes, durante e depois destas atividades.

Antes de tudo é preciso esclarecer que o controle, neste caso, não é fazer uma fiscalização ferrenha em cima dos profissionais que trabalham para você. O controle é a observação e a coleta de informações, sejam elas números, qualidade da produção, relatórios e pesquisas junto às pessoas envolvidas, para se obter um parâmetro que será comparado com os objetivos estabelecidos, para somente então saber se tudo está correndo certo ou se algo precisa ser corrigido.

Vamos ilustrar isso como uma situação diferente: uma viagem, por exemplo.

Planejamento: Quando decidimos que queremos viajar nas próximas férias, a primeira coisa que fazemos é decidir o local para o qual iremos. Nós então, conversamos com outras pessoas para saber suas opiniões sobre qual o melhor destino. Entramos em sites para ¿conhecer¿ o local escolhido e passamos a pesquisar agências de turismo para decidir como chegaremos lá. Bom, esta seria a primeira fase do planejamento, a fase de pesquisa e coleta de informações.

Depois, começam os preparativos para a viagem: reserva do dinheiro que vamos gastar no local, escolha das roupas que levaremos, preparação do passaporte e do visto ¿ no caso de viagens internacionais, etc. Esta seria uma segunda atividade dentro do planejamento: a escolha dos recursos que utilizaremos para fazer a viagem.

Execução: esta seria a parte mais ¿fácil¿ do processo, pelo menos no caso da nossa viagem, que é quando efetivamente vamos para o local, passeamos, conhecemos lugares interessantes, fazemos novas amizades. Logicamente que na prática administrativa a coisa não é tão simples assim. É nesta etapa em que as atividades são postas em práticas, em que é preciso orientar as pessoas, solucionar os problemas que vão aparecendo. É um trabalho que muitas vezes pode ser estafante, mas se realizado com o profissionalismo necessário e a sensibilidade humana aguçada, tem tudo para correr tranqüilamente.

Controle: como podemos imaginar um controle numa viagem? Bem, ela está cheia dele e para as mais diversas finalidades: o visto de permanência num outro país, o horário dos ônibus que levam os turistas de um lugar ao outro, as fotos que tiramos para guardar de recordação, as nossas impressões sobre a viagem. Após isso nós temos referências suficientes para avaliar se nosso objetivo foi alcançado: se divertir e gostar da viagem. Acabamos criando nosso próprio repertório, ao qual iremos recorrer quando passarmos por situações parecidas. Acabamos nos tornando, inclusive, fonte de informação para outra pessoa que está planejando viajar.

Na administração vai ser assim, todo o processo vai resultar no produto ou serviço que comercializamos, numa política de relacionamento com nossos clientes, fornecedores e até mesmo concorrentes. Toda as experiências adquiridas durante a realização do trabalho serão utilizadas para decidirmos que rumos daremos à nossa empresa.

Tem um último ponto que quero ressaltar nesta conversa. Foi uma questão levantada por um dos meus alunos quando discutíamos esse assunto em sala de aula: Como controlamos algo, sem que pareça que estamos pressionando as pessoas?

Bem, vou escrever aqui a mesma coisa que respondi para ele: vai depender única e exclusivamente do administrador, da sua postura dentro da empresa. É preciso que desde o início as pessoas tenham consciência e postura profissional dentro da empresa, que saibam distinguir os momentos de amizade (que naturalmente ocorrem em toda e qualquer empresa) daqueles em que se deve agir como profissional. Vai depender da capacidade do administrador de se relacionar com sua equipe, de saber ouvir e entender as opiniões divergentes das suas e até mesmo aproveitar aquelas que realmente são pertinentes. Vai depender principalmente da sua capacidade de olhar para dentro de si e saber reconhecer suas qualidades e defeitos e, quando necessário, pedir ajuda para solucionar os problemas mais complicados.

Pois é, administrar uma empresa não é a mesma coisa que aproveitar uma viagem de férias. Mas pode e deve ser, para o administrador, uma viagem enriquecedora em que todas as suas incursões e excursões tragam experiências produtivas para a vitalidade e o crescimento da empresa.

Agora você deve estar se perguntando: Mas o que tudo isso tem haver com o primeiro parágrafo deste texto? É simples. Pergunte a alguém que, infelizmente, falhou se ele estudou, planejou, executou e controlou sua empresa da maneira correta, ou se ele esqueceu algum desses pontos.


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