Como fazer a regularização da sua empresa para exportar com segurança
Exportar é um passo natural para empresas que desejam crescer, aumentar sua competitividade e acessar novos mercados. Mas antes de começar a enviar seus produtos para fora do país, é essencial garantir que toda a parte legal e documental esteja em ordem. Essa etapa, conhecida como regularização, é o que dá segurança jurídica às operações e evita imprevistos com órgãos fiscalizadores, bancos ou parceiros internacionais.
Apesar de parecer complexa, a regularização segue processos claros e acessíveis, especialmente para micro e pequenas empresas. Neste artigo, você vai entender quais são os principais documentos exigidos, as licenças específicas por setor e de que forma o Sebrae, por meio do Programa de Qualificação para Exportação (PEIEX), ajuda você a organizar essa jornada de forma segura e estratégica.
A regularização para exportar é mais simples do que parece
Quando se fala em exportar, muitos empreendedores pensam logo em burocracia, papelada e exigências complexas. Mas a verdade é que a regularização não é um “bicho de sete cabeças”: é um passo bem mais simples do que parece e totalmente viável para micro e pequenas empresas.
O Brasil possui um sistema estruturado para o comércio exterior, com etapas bem definidas e digitalizadas. De modo geral, a regularização envolve três níveis principais.
Cadastro e habilitação para que a sua empresa esteja apta a operar legalmente na exportação.
Documentos fiscais e aduaneiros que comprovam a saída da mercadoria do país e o cumprimento das normas tributárias.
Registros comerciais e contratuais que formalizam o negócio entre exportador e importador.
Ter esses processos organizados garante transparência, segurança jurídica e credibilidade no mercado internacional, além de abrir portas para parcerias mais sólidas com distribuidores e compradores estrangeiros.
Documentos básicos para começar a exportar
Cada etapa da exportação exige documentos específicos, e conhecê-los é fundamental para manter a sua regularização e evitar atrasos ou custos adicionais. Confira abaixo os principais documentos exigidos.
Registro e Rastreamento da Atuação dos Intervenientes Aduaneiros (RADAR): é o cadastro da Receita Federal que autoriza a empresa a atuar no comércio exterior. Existem três modalidades (expressa, limitada e ilimitada), que variam conforme o porte e o volume das operações.
Nota fiscal de exportação: diferente da nota fiscal comum, deve indicar a finalidade da exportação e o país de destino. Esse documento é essencial para o controle fiscal e estatístico.
Registro de Exportação (RE) no Sistema Integrado de Comércio Exterior (Siscomex): esse sistema centraliza as informações das operações, é onde são feitos os registros comerciais, cambiais e aduaneiros.
Fatura proforma: funciona como um orçamento formal enviado ao comprador estrangeiro. Contém detalhes como preço, condições de pagamento, prazos e características do produto.
Fatura comercial (invoice): emitida após a confirmação da venda, tem valor jurídico e é usada no desembaraço aduaneiro, o processo legal de liberação de mercadorias na alfândega para que possam entrar ou sair de um país.
Contrato comercial internacional: define responsabilidades, cláusulas de entrega, formas de pagamento e penalidades.
Conhecimento de embarque: documento emitido pela transportadora que comprova o envio da carga e contém os dados logísticos da operação.
Organizar essa documentação é essencial para que a exportação ocorra dentro das normas legais, garantindo previsibilidade e segurança nas transações internacionais. Para quem está começando, contar com orientação técnica nessa etapa torna o processo ainda mais claro e acessível.
Exigências específicas por tipo de produto
Além dos documentos gerais, alguns produtos exigem certificações e licenças específicas, dependendo do setor e das regras sanitárias ou técnicas do país de destino. Essas exigências existem para garantir qualidade, rastreabilidade e segurança dos produtos comercializados. Listamos alguns exemplos abaixo.
Alimentos e bebidas: precisam de autorização do Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento (MAPA), além de registros e inspeções da Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa) quando houver processamento industrial. Também é comum a necessidade de certificados sanitários internacionais emitidos por veterinários ou agrônomos credenciados.
Cosméticos e produtos de higiene: devem atender às normas da Anvisa e seguir padrões de rotulagem bilíngue, com informações claras sobre composição, validade e modo de uso.
Produtos químicos e farmacêuticos: demandam licenças ambientais e autorizações de órgãos de controle, como do Instituto Brasileiro do Meio Ambiente e dos Recursos Naturais Renováveis (Ibama) e da Anvisa, devido ao risco de manipulação e transporte.
Produtos de origem vegetal ou animal: exigem certificados fitossanitários ou zoossanitários, comprovando que estão livres de pragas e doenças.
Cumprir essas exigências é essencial para que o produto seja aceito no país importador, e o processo pode variar conforme o destino. Por isso, é importante verificar as normas de cada mercado antes de fechar uma negociação.
Traduções, contratos e padronizações
Outro detalhe importante é que, quando uma empresa começa a exportar, é comum que entre em contato com diferentes idiomas, moedas, sistemas de medição e legislações. Por isso, é essencial garantir que toda a documentação seja clara, padronizada e válida internacionalmente.
Um ponto que gera dúvidas é a tradução juramentada. Esse tipo de tradução é feita por profissionais autorizados pela Junta Comercial do Estado e tem validade legal no Brasil e no exterior. Apenas tradutores juramentados podem emitir documentos oficiais, como contratos, certidões e certificados. No site do Ministério das Relações Exteriores, você pode consultar a lista de tradutores reconhecidos pelo governo.
Além disso, atente-se a outros detalhes importante, como:
padronização de medidas e unidades: países utilizam sistemas diferentes (métrico, imperial, etc.), e erros de conversão podem gerar prejuízos logísticos;
conversão de moedas e prazos de pagamento: cláusulas contratuais devem prever variações cambiais e formas de compensação;
rotulagem internacional: cada país possui regras específicas sobre idioma, informações nutricionais e símbolos obrigatórios.
Essas adequações garantem profissionalismo e regularização internacional, evitando atrasos e garantindo uma imagem sólida da sua marca no exterior.
Como o Sebrae e o PEIEX ajudam a descomplicar a regularização para exportar
A regularização é muito mais do que uma exigência legal, é o alicerce da exportação responsável e competitiva. É isso que garante credibilidade diante de parceiros estrangeiros, reduz riscos fiscais e aduaneiros e permite que sua empresa cresça de forma sólida no mercado internacional.
Por isso, encare essa etapa como um investimento na profissionalização do seu negócio. E se o seu maior desafio na regularização está em saber por onde começar, o apoio especializado faz toda a diferença.
O PEIEX é uma iniciativa gratuita do Sebrae em parceria com a ApexBrasil, que oferece acompanhamento técnico individualizado para empresas que desejam se preparar para exportar. Por meio do programa, você organiza sua documentação, compreende os requisitos legais, adequa seus produtos e estrutura um plano de internacionalização sustentável de forma simples.
Exportar começa com informação e preparo, e o Sebrae está ao seu lado para transformar essa oportunidade em resultados reais.
Quer começar sua jornada internacional com segurança? Conheça o PEIEX e descubra como o Sebrae pode ajudar na regularização da sua empresa para exportar.
