Gestão
06 ago. 2020
[Acerte nos processos 2] Como fazer o mapeamento de processos: conceito, fluxos
Em nosso último post nós trouxemos um passo a passo sobre como criar processos e os benefícios que uma gestão bem estruturada pode trazer para sua empresa. Hoje vamos dar continuidade ao tema, mas nos aprofundando um pouco mais na etapa de mapeamento de processos. A sua empresa está preparada para iniciar um mapeamento de processos? Descubra agora tudo o que precisa para começar!
O que é mapeamento de processos?
Como falamos no post anterior, o grande objetivo da gestão de processos é a redução de custos, aumento da produtividade, entrega de mais qualidade ao cliente e, consequentemente, maior lucratividade. E é justamente com o mapeamento de processos que iremos chegar a esses resultados. Mas o que é esse mapeamento de processos? É uma ferramenta gerencial que permite compreender de forma clara e objetiva como funciona a operação de uma empresa, definindo cada etapa do processo produtivo, entradas e saídas, os responsáveis por cada atividade, assim como o resultado e avaliação de cada etapa. Com essa ferramenta, é possível identificar quais fases da operação devem ser melhoradas e quais devem ser excluídas, por exemplo, a fim de otimizar todo o trabalho. Ou seja, não tem segredo: quanto mais organizada e estruturada a gestão de uma empresa, menor a ocorrência de erros e desperdícios, logo, maior será a sua produtividade e qualidade na entrega para o cliente. Então se você quer se destacar perante os concorrentes, principalmente nesse momento que estamos vivendo, de incertezas econômicas, invista no mapeamento de processos.Os benefícios de um mapeamento de processos
Toda e qualquer empresa tem uma série de atividades no dia a dia: comprar, vender, produzir, contratar e treinar equipe, monitorar os resultados, e assim por diante. Com tantos processos para gerenciar, às vezes é complicado encontrar os principais gargalos e o que pode ser melhorado. Por isso, criar um mapa possibilita uma melhor visualização da operação como um todo. E traz diversos benefícios, tais como:- Definição de tarefas;
- Redução de atrasos ou retrabalhos;
- Redução de custos;
- Automatização de rotinas;
- Agilidade nos processos;
- Aumento da produtividade;
- Maior transparência;
- Maior controle e monitoramento;
- Maior lucratividade;
- Melhor satisfação e resposta do cliente.
Como fazer um mapeamento de processos? Confira um passo a passo
Mapear um processo nada mais é que entender como a operação funciona como um todo e verificar se ela cumpre com seus objetivos. De forma geral, o mapeamento consiste na construção de metodologias, como fluxogramas, que possam mostrar as etapas produtivas desenvolvidas por cada funcionário e como cada uma se relaciona com o trabalho num todo. Ou seja, essa ferramenta possibilita identificar, priorizar e entender problemas que, muitas vezes, passam despercebidos na rotina diária. Para colocar tudo isso em prática, é preciso seguir algumas etapas. Para tanto, nós buscamos como referência o blog Checklistfácil para trazer esse passo a passo aqui para você. Vamos lá!-
Estabeleça o processo a ser mapeado
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Defina os responsáveis pelo processo
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Delimite metas e objetivos
- Encontrar gargalos na produtividade;
- Melhorar a integração entre processos;
- Implementar uma solução de gestão de processos corporativos (erp);
- Saber onde reduzir ou aumentar o número de pessoal;
- Verificar quais tarefas são automatizáveis;
- Agilizar o tempo de produção; etc.
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Crie métricas e indicadores de desempenho
- Indicadores de Eficiência;
- Indicadores de Qualidade;
- Indicadores de Capacidade;
- Indicadores de Produtividade;
- Indicadores de Rentabilidade;
- Indicadores de Lucratividade;
- Indicadores de Competitividade;
- Indicadores de Efetividade;
- Indicadores de Valor.
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Determine os riscos
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Monitore