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Ir para Meu EspaçoEspecialista fala sobre como identificar todos os processos empresariais e diz que esse é o primeiro passo para melhorar a qualidade das entregas, reduzir gastos e custos e promover a melhoria contínua.
Avançar na gestão dos processos empresariais pode ser um ponto fundamental para a micro e pequena empresa ganhar eficiência, trabalhar com padronização, melhorar a qualidade do que faz, reduzir custos e melhorar a satisfação dos clientes. Empreendedores que estão iniciando sua trajetória também podem aproveitar o plano de negócios para iniciar esse mapeamento.
Segundo Mário Sérgio de Souza, consultor de gestão estratégica, de processos e da qualidade e especialista convidado do nosso podcast: “a gestão dos processos empresariais trata das rotinas e das atividades que impactam as entregas aos clientes. Garante que estas atividades sejam bem-feitas, repetidas e padronizadas. Então, os resultados são otimizados, melhorados, e os clientes ficam satisfeitos”.
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Para funcionar e para entregar produtos ou serviços, toda empresa precisa estar organizada e seguir uma série de processos. Mas nem sempre esses processos estão mapeados e são claros para todas as pessoas que fazem parte da organização. Avançar na gestão dos processos empresariais pode ser um ponto fundamental para a micro e pequena empresa ganhar eficiência, trabalhar com padronização, melhorar a qualidade do que faz, reduzir custos e melhorar a satisfação dos clientes.
Empresas que atuam no mercado e que ainda não fizeram um mapeamento de processos podem fazer isso a qualquer momento. Empreendedores que estão iniciando sua trajetória podem aproveitar o plano de negócios para iniciar esse mapeamento. “A gestão dos processos empresariais trata das rotinas e das atividades que impactam as entregas aos clientes. Garante que estas atividades sejam bem-feitas, repetidas e padronizadas. Então, os resultados são otimizados, melhorados, e os clientes ficam satisfeitos”, explica Mário Sérgio de Souza, consultor de gestão estratégica, de processos e da qualidade, sócio proprietário da OIS Brasil Consultoria Empresarial Ltda. e especialista convidado do nosso podcast.
O primeiro passo para fazer o mapeamento dos processos da sua empresa é olhar para ela de forma horizontal, começando pelos fornecedores e chegando até os seus clientes. “Nós temos três tipos básicos de processos empresariais: os processos principais, também chamados de processos finalísticos; os processos essenciais de controle e os processos de apoio”, enumera o especialista.
Mário dá um exemplo prático para ilustrar as características de cada um desses processos: em uma padaria, o processo principal é o de fazer pães. Ao mapear esse processo, verificamos que ele é composto por várias etapas, como fazer a massa, esperar crescer, assar o pão, armazenar, embalar o produto e vendê-lo.
Os processos essenciais de controle envolvem as métricas relacionadas com o processo principal, como o padrão envolvendo o tempo e a temperatura em que o pão deverá ficar no forno para que atinja a qualidade necessária, assim como um bom controle de estoque, para que o produto não perca o prazo de validade. Os processos de apoio, neste exemplo, envolveriam a limpeza da padaria, a administração financeira, a área de Recursos Humanos e o marketing.
Os processos empresariais são inerentes ao negócio, mas nem todos os empreendedores conseguem visualizar e entender todas as interrelações que existem entre os processos. “Para isso, a gente recomenda fazer o desenho dos processos em forma de um macrofluxo, chamado também de mapa de fluxo de valor”, orienta Mário. O primeiro passo nesta tarefa é o de pegar um papel ou fazer no computador a descrição dos grandes processos que envolvem o seu negócio.
“Respeitamos, nesses desenhos, os tipos de processos, incluindo os processos principais, os de controle e os de apoio. Colocamos isso numa sequência de visão horizontal, começando pelo fornecedor”, explica o especialista. Neste ponto, você vai responder a questões como a forma como a sua empresa escolhe os fornecedores, como a compra dos insumos é feita, como é feito o estoque e a destinação dos itens adquiridos, entre outros pontos. “Você vê os grandes processos, identifica cada um deles, coloca nome e vê essa interdependência (entre os processos)”, ensina.
Depois de desenhar os processos da sua empresa na forma de um macrofluxo, o passo seguinte é o de descrever cada atividade relacionada a cada processo. “Você descreve o que se faz, detalha como se faz e a frequência com que se faz aquilo para que aquilo se padronize e vire uma rotina organizada, que possa ser repetida por qualquer pessoa”, explica Mário. A descrição das atividades de cada processo e a padronização trazem qualidade e reduzem erros nas diferentes etapas.
Além disso, outra vantagem de fazer o mapeamento de processos é que essa clareza do que a empresa faz e de como ela executa suas atividades ajuda o empreendedor a encontrar soluções, a inovar, cortar custos desnecessários e a ser mais eficiente. “Uma das formas que eu recomendo para organizar esses processos é começar pela organização dos ambientes. Para isso, existe a filosofia 5S”, recomenda Mário. Na opinião do especialista, um dos principais gargalos das micro e pequenas empresas, que é a falta de pessoas, pode ser resolvido também com uma boa gestão de processos. “Na medida em que você organiza os processos, você coloca isso numa matriz, identifica quais pessoas estão disponíveis e distribui a responsabilidade dos processos no grupo de pessoas que você tem”, sugere.
No podcast, você vai ouvir dicas sobre como fazer mapeamento de processos e vai aprender sobre a revisão desses processos na busca pela melhoria contínua. Confira!
