5W2H: o que é, para que serve e por que usar na sua empresa
A ferramenta 5W2H
é um checklist das atividades preventivas e corretivas que precisam ser desenvolvidas dentro de uma empresa, organizado de forma prática, simples, eficiente e clara. Para isso, envolve líderes e colaboradores para identificação de necessidades e propostas de soluções aos objetivos que se deseja alcançar.
A essência desta ferramenta é descrever de forma sucinta um objetivo e detalhar as ações, custos e responsáveis para alcançá-lo.
Mas, você sabe como aplicá-lo na sua empresa? Continue lendo este artigo para saber o que é, para que serve e como usar no seu negócio.
O que é plano de ação?
O plano de ação tem por objetivo definir os desdobramentos da estratégia em ações com monitoramento. Por meio dele, a empresa deve planejar tudo o que deve ser executado, criar uma metodologia, elaborar um cronograma e indicar os responsáveis para dar andamento a cada etapa.
O que é a ferramenta 5W2H?
A ferramenta 5W2H transforma em ações práticas toda a análise e a formulação de estratégias idealizadas para o plano de ação. O 5W2H é, portanto, um checklist que indica as atividades, os prazos e as responsabilidades de todos os envolvidos em um projeto.
Quais os elementos do 5W2H?
A sigla 5W2H vem do inglês e é formada pelas letras iniciais das sete perguntas que devem ser feitas ao traçar o plano:
5W
• What – o que será feito?
• Why – por que será feito?
• Where – onde será feito?
• When – quando será feito?
• Who – por quem será feito?
2H
• How – como será feito?
• How much – quanto vai custar?
Ou seja, a função dessa ferramenta é definir o que será feito, por que, onde, por quem, quando, como e quanto isso custará. Dessa forma, o método auxilia na organização e no planejamento de quaisquer processos internos da empresa.
Onde aplicar o método 5W2H?
O 5W2H se aplica bem a qualquer cenário em que você precise fazer um plano de ação, seja na sua empresa ou na vida pessoal. Não há necessariamente uma limitação para o seu uso, sendo possível traçar por exemplo, desde um planejamento orçamentário de uma empresa, lançamento de produtos, reorganização de processos, até organizar uma viagem com amigos ou uma festa de família.
Ao trazer para a realidade do seu negócio, você pode utilizar a ferramenta no planejamento estratégico para tornar uma empresa mais lucrativa, ou para auxiliar o setor de recursos humanos, aumentar sua carteira de clientes, entre uma infinidade de outras aplicações.
Como utilizar o 5W2H na sua empresa
Ao utilizar o método, tenha em mente que cada uma das perguntas representa uma análise específica de cada etapa a ser executada. Indiferente da aplicação, a forma de utilizá-lo se resume a responder estas perguntas em uma planilha modelo, um software de planilhas, ou até um formulário de papel bem desenhado, com uma estrutura onde fiquem claras todas as informações.
A partir do momento que a planilha está criada, basta começar a alimentá-la com os objetivos e o passo a passo para atingi-los, seguindo as sete perguntas do 5W2H.
Dicas:
Faça uma reflexão sobre cada pergunta e as responda de maneira concisa e objetiva, mas, detalhada o suficiente para que seja possível que todos a compreendam. Ao respondê-las, lembre-se sempre da meta a ser alcançada e busque construir a planilha em conjunto com outras pessoas que estarão envolvidas no processo.
Além da possibilidade de optar por uma planilha no computador ou de realizar o plano de ação de forma manual em um quadro, cartaz ou papel, há como utilizar recursos tecnológicos para montar e monitorar o 5W2H. Isso permite que toda equipe possa acompanhar em tempo real, o andamento dos processos. Procure um aplicativo ou sistema que permita o compartilhamento e edição por todos os membros da sua equipe. Google Planilhas, Evernote e Trello, são algumas das opções que podem ajudar.
Não se limite ao que foi traçado. Mudanças podem surgir e é importante ir atualizando esse plano de ação conforme tendências ou necessidades. Dependendo do projeto, é normal que você e sua equipe se deparem com diversas transformações que podem alterar o cenário previsto e que podem exigir uma reavaliação.
Crie reuniões rápidas e periódicas para informar a todos sobre o andamento (mesmo que todos tenham acesso em tempo real), até para conseguir ouvir feedbacks e encontrar oportunidades de melhorias.
Preenchendo o 5W2H
Não há uma única maneira de aplicar a metodologia, nem uma única finalidade, ou um jeito certo. As respostas que preencherão a planilha precisam ser voltadas ao objetivo, e isso é o que mais importa.
Ao preencher os campos da ferramenta 5W2H, preste atenção nas seguintes informações para ter como base:
What: Ação que deve ser executada, ou problema a ser solucionado;
Why: Justificativa dos motivos e objetivos daquilo estar sendo executado ou solucionado;
Who: Definição de quem será (serão) o(s) responsável(eis) pela execução do que foi planejado;
Where: Informação sobre onde cada um dos procedimentos será executado;
When: Cronograma sobre quando ocorrerão os procedimentos;
How: Explicação sobre como serão executados os procedimentos para atingir os objetivos pré-estabelecidos;
How Much: Limitação de quanto custará cada procedimento e o custo total do que será feito?
Crédito: Sebrae/SC
O importante é que: a apresentação esteja na forma de tabela e o plano
detalhado nas suas várias etapas, cada uma com respostas para os itens 5W2H.
Lembre-se de criar uma planilha para cada projeto, para visualizar o planejamento com mais facilidade!
Por exemplo: a saída (demissão) de um colaborador da empresa que executa diversas tarefas importantes, deve ser planejada com eficiência para que outros colaboradores possam assumir essas responsabilidades. Aqui caberia uma planilha exclusiva para este fim. Ao mesmo tempo que acontece a saída dessa pessoa, a empresa está lançando um novo produto no mercado e precisa divulgá-lo ao mercado. Logo, outra planilha de 5W2H pode ser criada para traçar as estratégias e delegar tarefas. Por isso a necessidade de separar por projeto, já que várias atividades compõem cada um deles.
Vantagens do 5W2H para o seu negócio
É muito fácil de ser utilizado, permitindo que qualquer empresa ou pessoa consiga definir suas estratégias;
Pode ser utilizada por empresas de todos os portes;
Traz mais clareza na atribuição de atividades de cada colaborador, facilitando a etapa de delegar tarefas;
Pode ter diversas aplicações e ser utilizada em diferentes áreas de gestão, como: gestão de projetos, de riscos, orçamentária, de pessoas, elaboração de planos de negócio, elaboração do planejamento estratégico, entre outros;
Ajuda a promover mais praticidade e organização, já que a equipe sabe o que fazer, como e quando fazer, podendo agir rápido;
Ajuda na execução e no controle das tarefas da empresa, trazendo assim economia de tempo e recursos, além de evitar atrasos nas entregas;
Auxilia no aumento dos lucros;
Melhora o processo de tomada de decisão;
Aumenta o nível de objetividade dos planos de ação.
O plano de ação 5W2H é uma das ferramentas mais simples e eficazes do mercado e esperamos que nossas dicas possam lhe auxiliar na formação do plano de ação. Caso ainda restem dúvidas, o convidamos a assistir nosso curso gratuito e online sobre o assunto clicando aqui!
