Artigo
13 ago. 2020
[Acerte nos processos 4] Monitoramento, padronização e análise no controle de processos
Você já entendeu como criar processos na empresa, aprendeu sobre conceitos e fluxos do mapeamento e, também, conheceu os impactos e resultados. Agora, chegamos a última etapa: o controle de processos.
Durante todo esse percurso, foi possível aprender sobre a estruturação necessária para implementar os processos de acordo com o seu negócio. Mas, para além do planejamento, a gestão e a manutenção também são muito importantes.
Por isso, neste post, você vai conferir como fazer um bom controle de processos, descobrir a importância da padronização e entender as melhores práticas para monitorar e analisar tudo que foi posto em prática. Vamos lá?
O que é o controle de processos?
O controle de processos é o gerenciamento de todos os procedimentos que impactam a performance de uma empresa, independente do seu segmento. Portanto, esse acompanhamento varia de acordo com as oscilações do mercado e o contexto do seu negócio. Antes de tudo, vamos relembrar o conceito de processo. De acordo com Leandro Costa da Silva (2015), no livro Gestão e melhoria de processos: “[...] processo é uma sequência lógica de operações, atividades ou tarefas, que aplica recursos organizacionais para a geração de um produto ou serviço que atenda às necessidades de um cliente ou consumidor”. Desse modo, cada setor têm tarefas específicas. Com isso, a supervisão das atividades precisa ter determinada frequência, conduta ou dinâmica para que funcione adequadamente. Uma forma eficaz de fazer inspeções é por meio de checklists. Isso porque as listas de verificação possibilitam a padronização dos processos, a checagem apurada de não conformidades e a análise dos dados. Quer entender como isso acontece? Continue acompanhando nosso post!Passo a passo para monitorar e analisar o controle de processos com checklists
De fato, a época de manter arquivos físicos para o controle de processos já passou. Inclusive, digitalizar seus processos impacta em inúmeras frentes: produtividade, gestão de tempo, coleta de dados, redução de custos, entre outros fatores. A transformação digital permite o acesso rápido e estruturado às informações importantes para o seu negócio. Sem contar na economia das horas - desnecessariamente - gastas para a construção de relatórios, os quais, hoje, são gerados automaticamente por softwares especializados. Portanto, um sistema de checklist digital, como o Checklist Fácil, previne o esquecimento das etapas, uma vez que checa o cumprimento de todo o processo. Além disso, possibilita identificar as melhorias para que a atividade seja ainda mais efetiva ou mais ágil. Vamos conferir o passo a passo?1. Defina itens e/ou operações a serem checados
O primeiro passo é estabelecer o que vai passar por inspeções dentro da sua empresa. Conforme já citamos, é fundamental entender o contexto de cada departamento. É preciso ter a visão geral da rotina, dos procedimentos, das tarefas e das responsabilidades de cada setor, para definir padrões específicos.Isso porque os objetivos das áreas são diferentes, portanto, a análise de resultados também é. Sendo assim, as diretrizes devem ser desenvolvidas de forma personalizada, considerando os aspectos citados em cada time.2.Estabeleça padrões para o funcionamento dos processos
Para que você consiga estabelecer um fluxo de trabalho adequado, é muito importante estabelecer a padronização de processos. Os times precisam definir diretrizes específicas para o melhor funcionamento de cada setor, departamento, ação etc. A partir daí, gradualmente, a sua empresa vai se adaptando ao novo padrão. Isso é importante para que os colaboradores - e também o negócio - evoluam, entendendo as ações que contribuem para a melhoria contínua e para a eficiência operacional.3. Crie checklists
Para padronizar os processos, os checklists são ferramentas indispensáveis. Desse modo, organizar listas de verificação com todos os itens exigidos para desempenhar determinada atividade é fundamental. Então, é hora de começar a estruturar o seu questionário. Neste momento, vale investir um tempo para elaborar as perguntas e os tipos de resposta mais adequados ao seu negócio. Isso porque há uma infinidade de possibilidades:- Avaliativas: sim ou não, smiles;
- Lista de seleção;
- Texto;
- Data e hora;
- Monetário: temperatura, monetário, quantidade;
- Dados cadastrais: CPF, CNPJ, CEP, placa;
- Entre outros.