O que é certificado digital: tipos, para que serve e como obter o seu

O certificado digital é como um segundo CNPJ ou CPF, exclusivo do meio eletrônico, composto por tokens e usado para validar a identidade de pessoas físicas ou jurídicas. O uso desse certificado se popularizou entre pessoas físicas para a assinatura digital. No entanto, o uso da certificação digital por empresas vai além da assinatura de documentos de forma segura: serve para validar transações, enviar declarações e acessar serviços digitais com segurança.

E esse uso nem sempre é uma escolha, já que as empresas têm a obrigação de usar o certificado digital para emissão de notas fiscais, especialmente as do Lucro Real e Presumido, para o envio de obrigações trabalhistas e previdenciárias no eSocial e, ainda, para acessar o e-CAC da Receita Federal e assinar processos judiciais eletrônicos (PJe).

Portanto, se você é empreendedor, ainda não tem um certificado e não sabe por onde começar, descubra neste artigo quais são os principais tipos, para que serve e como obter o seu!

O que é o certificado digital?

O certificado digital é uma identidade eletrônica que funciona como uma versão virtual dos documentos de identificação, garantindo autenticidade, confidencialidade e validade jurídica em transações online. Esse documento é emitido por uma autoridade certificadora e utiliza criptografia para assegurar que apenas o titular possa utilizá-lo, protegendo informações contra fraudes e acessos indevidos.

Para que serve o certificado digital?

O certificado digital serve para garantir segurança, autenticidade e validade jurídica em transações e documentos eletrônicos. Na prática, permite que pessoas físicas e jurídicas:

• assinem documentos eletrônicos com o mesmo valor legal de uma assinatura física autenticada em cartório;

• acessem sistemas da Receita Federal;

• emitam notas fiscais eletrônicas;

• atuem em processos judiciais digitais;

• enviem declarações à Receita Federal sem risco de fraude.

No caso das empresas, o uso é ainda mais amplo. Com o certificado digital, é possível:

• entregar obrigações acessórias, como o eSocial;

• abrir e movimentar contas bancárias;

• assinar contratos de fornecimento ou parcerias à distância;

• autenticar procurações eletrônicas;

• gerenciar certificados em nome de filiais.

Dessa forma, a organização ganha agilidade e reduz custos com papel e cartório, evitando assinaturas manuais autenticadas.

Tipos de certificado digital

Os certificados digitais mais comuns são os tipos A1 e A3, que se diferenciam principalmente pela forma de armazenamento, validade e usabilidade.

Certificado digital A1

O certificado digital A1 é emitido e armazenado no computador do usuário. Pode ser acessado de diferentes dispositivos, tornando-se prático para os empreendedores que utilizam diversos aparelhos. Tem validade de 12 meses.

Certificado digital A3

O certificado A3 é armazenado em um dispositivo físico, em forma de token, similar a um pendrive, e apenas quem o tem em mãos pode usá-lo. No entanto, também existe a opção de armazená-lo em nuvem no modelo Safe ID, que permite o acesso por meio de dispositivos móveis.

O A3 tem validade de até 36 meses (3 anos) e pode ser considerado mais seguro, pois seu uso é limitado pela necessidade de ter o token no dispositivo no momento de uso, seja físico ou na nuvem.

Comparativo entre certificados A1 e A3

Passo a passo de como obter um certificado digital

Agora que você já sabe o que é o certificado digital e quais são os tipos, confira um passo a passo para obter o seu.

1. Defina o modelo de certificado que sua empresa precisa (A1 ou A3)

Escolha o modelo A1 se precisar utilizá-lo em automação e em múltiplos sistemas e o A3 se a sua prioridade for a segurança física. Caso tenha intenção de usar a certificação em algum sistema de gestão jurídico ou empresarial, é importante checar a compatibilidade antes da emissão.

2. Escolha uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada e compatível com seus sistema

Verifique se a Autoridade Certificadora (AC) escolhida está listada pelo ITI/ICP-Brasil para garantir aceitação por órgãos públicos e SEFAZ e compare a reputação dos fornecedores, os tipos de certificados ofertados, o processo de validação e o suporte.

3. Decida quem será o titular e como será a administração do certificado

Para uso por várias pessoas ou filiais, considere soluções em nuvem (cofre HSM/cofre virtual) ou políticas de gestão centralizada. Se o tipo de certificado escolhido for o A3, lembre-se que cada uso exige o token conectado e pode ser necessário um certificado por usuário.

4. Solicite o certificado à AC

Efetue a compra do seu certificado digital; isso é feito pelo site da AC, preenchendo um formulário de solicitação. O processo de contratação costuma ser rápido, levando em torno de 2 dias úteis.

5. Prepare e reúna a documentação da empresa e dos representantes

Normalmente, são exigidos os seguintes documentos:

• comprovante de inscrição e situação do CNPJ (emitido no site da Receita);

• contrato/ato constitutivo ou estatuto e suas alterações;

• ata de nomeação/demonstrativo de poderes do representante;

• RG ou outro documento oficial com foto do(s) responsável(is);

• procuração, quando aplicável.

É importante verificar com a AC qual a documentação exigida para o certificado digital escolhido.

6. Agende e realize a validação presencial ou por videoconferência

Depois da compra, o processo padrão é a realização de uma reunião de validação. Algumas ACs oferecem validação remota e outras exigem presença física. Nessa validação, você deverá apresentar seus documentos para que a AC confirme sua identidade e seus poderes para representar o CNPJ.

7. Emissão técnica: geração de chaves e entrega do certificado

Após a validação, a AC gera o par de chaves criptográficas (pública/privada) e emite o certificado que será disponibilizado no modelo adquirido. Nesse momento, é preciso instalar e configurar o certificado nos sistemas (ERP, emissor de NF-e, portais governamentais) que você irá usar.

Quem precisa de certificado digital?

De modo geral, precisam ter um certificado digital:

• as empresas que têm obrigação de transmitir informações fiscais, trabalhistas ou emitir documentos eletrônicos;

• os profissionais liberais que assinam documentos com validade jurídica;

• as pessoas físicas que querem mais agilidade e segurança para serviços eletrônicos.

A obrigatoriedade depende do tipo de operação (como emissão de NF-e, envio de eSocial e acesso a portais fiscais) e do regime tributário da empresa, como explicamos abaixo.

• Empresas do Simples Nacional com mais de 3 funcionários: em 2016 o Comitê Gestor do Simples Nacional definiu um cronograma que tornou obrigatório o uso do certificado digital para apresentação de informações trabalhistas e fiscais (GFIP, eSocial) para empresas enquadradas no Simples, dependendo do número de empregados. A regra passou por fases (mais de dez, depois oito, cinco e por fim três em 1º de janeiro de 2017).

• Empresas não optantes pelo Simples (Lucro Presumido, Lucro Real etc.): essas empresas tendem a precisar de certificado digital quando emitem e assinam documentos eletrônicos obrigatórios, como a NF-e. Na prática, se sua empresa emite NF-e, acessa sistemas da Receita e SEFAZ ou transmite SPED e eSocial, o certificado digital será obrigatório.

• Profissionais liberais (advogados, contadores, médicos, engenheiros etc.): frequentemente precisam do certificado para assinar petições, contratos, procurações e declarações com validade jurídica e para acessar sistemas específicos (por exemplo, sistemas judiciais ou de conselhos profissionais).

• Pessoas físicas: o certificado digital é ideal para quem busca mais praticidade e segurança, por exemplo, para usar a declaração pré-preenchida do Imposto de Renda ou facilitar transações que exigem identificação forte. Bancos e plataformas financeiras também utilizam certificados para proteger transações e acessos sensíveis.

Benefícios do certificado digital

• Segurança jurídica: possui validade reconhecida por lei, garantindo que assinaturas e transações digitais tenham o mesmo peso de documentos em papel, protegendo contra fraudes.

• Redução de burocracia: elimina etapas manuais, como o reconhecimento de firma em cartório, simplificando a formalização de contratos e declarações.
  

• Agilidade e economia: possibilita emitir notas fiscais, assinar contratos e cumprir obrigações fiscais de forma totalmente online, poupando tempo e custos operacionais.
  

• Sustentabilidade: reduz drasticamente o uso de papel e a necessidade de deslocamentos, contribuindo para práticas mais sustentáveis dentro das empresas.

Outras dúvidas sobre os certificados digitais

Qual a diferença entre assinatura digital e certificado digital?

O certificado digital é um documento em token usado para autenticação da identidade de uma empresa ou pessoa física, enquanto a assinatura digital serve para validar um documento tal qual uma assinatura autenticada em cartório.

Qual o custo de adquirir uma certificação digital?

O custo pode variar dependendo do modelo de certificado escolhido e do prazo de duração. Geralmente, o A1 é mais barato que o A3, mas dura apenas 1 ano, enquanto o outro modelo chega a 3 anos.

Quando devo renovar o meu certificado?

O certificado digital deve sempre ser renovado antes do vencimento.

Empreenda com a facilidade do certificado digital e com o apoio do Sebrae

Como você viu, a certificação digital já se tornou um item praticamente indispensável para empresas e empreendedores. Mesmo aqueles que não são obrigados a usar um certificado se beneficiam dele, como é o caso de MEIs que não se enquadram na regra do Simples Nacional, mas aproveitam a facilidade de assinar um contrato digitalmente.

Com o certificado digital, o empreendedor tem mais segurança nas suas transações digitais e garante a validade jurídica das operações sem o trâmite do cartório, o que representa agilidade e economia. E se você precisar de apoio para obter essa certificação ou para evoluir em outras áreas do seu negócio, conte sempre com o Sebrae. Conheça nossas soluções e vamos crescer juntos!