Como conseguir uma comunicação interna de qualidade na sua empresa

Você já parou para pensar que um dos pontos mais importantes em um negócio, é manter os colaboradores informados, engajados e por dentro de tudo que acontece dentro da empresa? Além de trazer melhores resultados corporativos, isso contribui na satisfação e valorização dos funcionários. Mas, para que isso seja possível, é necessária uma comunicação interna boa e estrategicamente planejada.

A comunicação interna possui alguns objetivos básicos, entre eles, o de alinhar os colaboradores na missão, valores e objetivos do negócio. Mas, quando há falhas nessa comunicação, uma série de problemas impactam na produtividade e na rotatividade de profissionais.

É preciso oferecer um ambiente de trabalho favorável à produtividade, ao desempenho, à inovação, criatividade e à satisfação profissional dos indivíduos. Também é necessário criar um fluxo de troca de informações claro e eficiente, para evitar que projetos e processos não sejam repassados corretamente e que colaboradores insistam no mesmo erro. Por exemplo, supomos que um novo colaborador passou a executar tarefas em um laboratório de análises clínicas, mas, ele não recebeu as informações necessárias ou claras para realizar o processo, e o faz de acordo com o que entendeu, ou, com o que acha certo. Com certeza, o resultado da análise será errado, prejudicando o exame do paciente. Esse exemplo serve para todos os tipos de áreas e para profissionais novos, ou que estão há anos na empresa. Quando não há uma comunicação efetiva, não há uma boa execução de tarefas, muito menos, satisfação.

A mesma coisa vale quando uma pessoa está errando, e, ao invés de lhe ser apontado o erro, há comunicação sobre o problema com outros colaboradores, gerando clima ruim no ambiente de trabalho. Nesse caso a culpa é do gestor ou da pessoa que viu o erro, mas que por não dar o feedback à pessoa certa, continuou afetando a produtividade da empresa e ainda a geração de burburinhos na equipe.

Existem muitos outros exemplos de falhas na comunicação interna que poderíamos citar, junto é claro de suas consequências. Mas nosso objetivo hoje, é de fazer com que você consiga entender a importância de ter uma comunicação alinhada e que consiga ter uma direção de como implementar na sua empresa. Continue lendo este artigo para saber mais!

O que é comunicação interna?

A comunicação interna foca as ações nos colaboradores de uma empresa. É uma estratégia utilizada para estabelecer o diálogo e o bom relacionamento entre gestores e equipe. O objetivo principal é o de facilitar a disseminação de informações destinadas às pessoas da empresa, com o propósito de motivar, estimular, promover agentes e difundir os ideais da empresa.

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Conheça a importância da comunicação interna para sua empresa

A comunicação interna contribui com o clima organizacional das empresas, já que ajuda a proporcionar um ambiente de trabalho agradável e mais eficiente. Através dela, as pessoas que fazem parte da equipe são estimuladas a desenvolver relacionamentos interpessoais e são motivadas a exercer o espírito de cooperação.

Confira mais benefícios:

• Alinhamento da equipe corporativa quanto aos objetivos, estratégias e ações do negócio;
• Diminuição da taxa de rotatividade;
• Agilidade nos processos fazendo com que a rotina fique ainda mais eficiente;
• Maior engajamento dos funcionários;
• Estímulo de porta-vozes;
• Precisão de informações;
• Promoção do diagnóstico da imagem da empresa;
• Fortalecimento da cultura da organização;
• Compreensão dos conteúdos;
• Transmissão de informações rápidas e precisas;
• Fomento da inovação;
• Possibilita e troca de conhecimento;
• Potencializa resultados positivos;
• Estímulo do bom comportamento;
• Clareza no impacto que cada colaborador tem na empresa;
• Estabelecimento de alcance das informações;
• Aumento de produtividade;
• Integração de novos funcionários e menor perda de colaboradores.

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Por que evitar falhas de comunicação na empresa?

Quando há falhas na comunicação empresarial, a primeira consequência é a queda na produtividade dos colaboradores. As pessoas acabam por não saber o que fazer, ou não ter prazo para cada atividade, ou qual a próxima etapa a ser executada. Essa incerteza além de paralisar atividades e atrasar processos, causa ainda insatisfação por falta de perspectiva e clareza nos processos de trabalho. Além de causarem dificuldades de execução de tarefas, as falhas de comunicação dificultam que as pessoas entendam sobre os valores da empresa, que tenham conhecimento sobre a transparência nas negociações e também contribuem para o desenvolvimento de controvérsias entre os colaboradores.

Quais as formas de comunicação interna que podem ser utilizadas?

Cada empresa tem suas particularidades e obviamente, precisa traçar planos de comunicação que se adequem aos colaboradores. Por exemplo, em uma indústria de pré-fabricados, caso seja padronizado um só tipo de linguagem, esse precisa abranger as pessoas de todos os setores. Não há como criar um comunicado com termos técnicos para todos, que somente os engenheiros consigam decifrar, por exemplo. E, mesmo escolhendo comunicar separadamente por setor, é necessário cuidado com a forma de comunicação a ser disseminada, já que é preciso englobar todos os colaboradores. Confira quais são:

- Comunicação escrita: murais, quadros de avisos, placas informativas, e-mails, intranet, informativos internos.

- Comunicação oral: palestras, reuniões.

- Comunicação vertical: voltada aos líderes da organização.

- Comunicação horizontal: direcionada aos colaboradores do mesmo nível hierárquico.

- Comunicação diagonal: para diferentes níveis hierárquicos.

O que sua empresa precisa evitar:

- Não compartilhar e alinhar informações;

- Errar na quantidade de comunicados;

- Usar termos técnicos que não são comuns a todos;

- Não oferecer a oportunidade de dar feedbacks;

- Não conversar com os colaboradores sobre os pontos positivos ou negativos de cada um;

- Não ter um canal de comunicação padrão ou um fluxo de comunicação;

- Falta de conhecimento do público interno;

- Ter uma comunicação unilateral;

- Comunicar em cima da hora.

Fortalecer a comunicação interna fará com que se evitem falhas na transmissão de informações, trazendo mais resultados nos processos, além de influenciar positivamente no clima organizacional da empresa. Confira a seguir, algumas dicas que podem te ajudar:

8 dicas para uma comunicação interna de qualidade na sua empresa

1. Elimine ruídos e tenha clareza ao informar

Ruídos e conversas informais acabam atrapalhando a produtividade, a execução de tarefas e podem contribuir na geração de problemas entre colaboradores. É necessário criar mecanismos para garantir que as informações sejam entregues corretamente e mais que isso, que todos os colaboradores entendam o conteúdo das mensagens transmitidas. Lembre-se que simplicidade nos diálogos é requisito básico na comunicação interna. Evite linguagens técnicas ou incompreensíveis.

2. Tenha um planejamento para a comunicação interna

Sim! É necessário também planejar a comunicação interna. É preciso definir como as informações serão apresentadas aos colaboradores, com que linguagem, periodicidade, como a empresa vai ouvir os feedbacks, entre outros.

3. Compartilhe novidades e resultados

Permita transparência aos colaboradores. Compartilhe novidades, notícias boas e ruins, resultados, conquistas. Faça com que sua equipe seja a primeira a conhecer mudanças.

4. Fortaleça a cultura organizacional da sua empresa

Cada pessoa tem sua personalidade e particularidades, mas é ideal que elas sejam capazes de interagir com os outros funcionários e manter um bom relacionamento profissional. Desde o momento em que o colaborador passa a fazer parte da sua equipe, é preciso criar mecanismos para que ele conheça e entenda qual a política, valores e objetivos da empresa, além é claro, quais os deveres dele como parte da equipe.

5. Simplifique o contato entre os departamentos

O contato entre colaboradores de diferentes setores precisa ser simples e acessível. Desburocratize formalidades quando um colaborador precisar se comunicar com o outro, especialmente quando ele desejar conversar com alguém da direção. A empresa deve incentivar o diálogo aberto e a colaboração entre os membros da equipe, para que as ideias e opiniões possam ser compartilhadas livremente.

6. Ouça os colaboradores

Ouvir o que um colaborador tem a dizer é uma forma de valorização. É claro que não é possível ouvi-los diariamente, mas criar um canal de feedbacks pode ser muito importante. Os colaboradores muitas vezes conseguem apontar falhas e sugerir melhorias para os processos e isso pode ser muito útil na produtividade da empresa.

Caso você tenha muitos colaboradores, uma dica é criar um dia por mês, por exemplo, e realizar reuniões onde a equipe pode ter liberdade para comentar. O feedback também pode ser recebido por e-mail, por formulários preenchidos manualmente ou até mesmo através do WhatsApp. Veja o que melhor se enquadra com sua necessidade e realidade.

7. Utilize diferentes canais de comunicação

Citamos algumas das formas de comunicação que você pode adotar no decorrer do texto. Sugerimos que seja avaliado no planejamento a que mais se encaixa com o perfil da sua equipe, para então realizar a comunicação. Lembre-se que ela pode acontecer através de e-mails, vídeos, murais, convenções, reuniões, intranets, informativos, entre outras.

8. Estimule a integração

Promova eventos internos, almoços diferenciados, momentos de lazer, happy hours, ou comemorações por metas batidas. Seja um colaborador da aproximação das pessoas na sua empresa.

Esperamos que nossas dicas possam ter te ajudado! Caso você necessite de mais informações e materiais, o convidamos a acessar nosso portal e conferir todas as nossas soluções gratuitas!