Comércio
Como e quando rever a gestão de processos da sua empresa
Especialista fala das vantagens de fazer uma boa gestão de processos empresariais e dá dicas para você acertar na definição de metas para este novo ano.
Um novo ano se inicia e muitos empreendedores estão entusiasmados com o planejamento feito para esse novo ciclo. Mas se a empresa pulou essa etapa e não realizou o planejamento para o ano, ainda dá tempo de fazer?
A cada novo episódio do “Fala, Especialista!”, convidamos um especialista diferente para conversar sobre temas atuais relativos à economia, negócios e empreendedorismo. Hoje trataremos de um tema importante para todo empreendedor e empreendedora: a gestão de processos empresariais. Nesta edição contamos com a participação de Eduardo Luís Ercoli, fundador e diretor da Ercoli Consultoria, para trazer dicas a empreendedores que já elaboraram o planejamento para este ano e àqueles que querem começar a fazer isso agora.
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Um novo ano se inicia e muitos empreendedores estão entusiasmados com o planejamento feito para esse novo ciclo. Mas se a empresa pulou essa etapa e não fez o planejamento para o ano, ainda dá tempo de fazer isso? Segundo o consultor Eduardo Luís Ercoli, fundador e diretor da Ercoli Consultoria, sempre é tempo de fazer o planejamento da empresa. “Se você fez, ainda dá tempo. É interessante começar de qualquer forma, nem que seja no meio do ano, no terceiro trimestre, ou no começo do ano”, orienta Eduardo. Claro que quanto antes o empreendedor trabalhar nesse planejamento, melhor.
A cada novo episódio do “Fala, Especialista!”, convidamos um especialista diferente para conversar sobre temas atuais relativos à economia, negócios e empreendedorismo. Hoje vamos tratar de um tema importante para todo empreendedor e empreendedora: a gestão de processos empresariais. Nesta edição convidamos o Eduardo Luís Ercoli para trazer dicas a empreendedores que já elaboraram o planejamento para este ano e àqueles que querem começar a fazer isso agora. Ele explica, por exemplo, sobre os erros mais comuns na gestão de processos e aborda as vantagens de investir nessa área.
Os principais benefícios de uma gestão de processos eficiente
Antes de falarmos sobre como fazer e repensar o planejamento empresarial, é importante tratarmos dos benefícios que uma boa gestão de processos traz para uma empresa. “O principal benefício que as empresas têm quando fazem os processos bem estruturados é a padronização das atividades. Quando eu falo em padronizar, é fazer isso sem burocratizar, seja uma padronização escrita ou verbal. Mas costumamos recomendar que seja escrita, porque, caso haja troca de pessoas na empresa, mantém-se o padrão sempre”, orienta.
Além de tornar mais fácil para todas as pessoas entender o que e como deve ser feita, a estruturação dos processos também facilita a busca da melhoria contínua. “Tudo que está registrado, está documentado, consegue-se melhorar mais facilmente”, opina. Ter os processos bem-organizados também ajuda a ter indicadores de desempenho para saber se o planejamento está sendo cumprido.
Eduardo explica que “os indicadores são números que as empresas conseguem analisar para saber se aquele plano estratégico ou aquele processo que elas organizaram está dando resultado. E o mais importante, tendo um processo bem-organizado, o cliente percebe que seu trabalho está sendo bem realizado, que tem qualidade”, destaca.
Dicas para quem ainda não fez o planejamento para o ano
O especialista afirma que sempre é tempo de fazer o planejamento para uma empresa avançar, não importa se o empreendedor atua como MEI, micro ou pequena empresa.
ANALISE O CENÁRIO
Quem ainda não fez o planejamento deve começar por uma análise de cenário. “O que é essa análise? Você deve analisar o que sua empresa tem de forte e de fraco no ambiente interno, e, no ambiente externo, analisar o que tem de oportunidades e de ameaças”, recomenda Eduardo. Ele explica que a base dessa análise faz parte da matriz Fofa (ou, do inglês, Swot), recomendada pelo Sebrae.
REGISTRE AS DESCOBERTAS
Depois de fazer essa análise, é importante registrar as descobertas. “Não adianta ficar só em palavras na sua cabeça. É interessante ter isso registrado de alguma forma”, recomenda. No caso de o empreendedor ter sócios ou lideranças, o especialista recomenda que essa análise seja feita em conjunto em uma reunião, e que tudo seja documentado. “E o mais importante: conhecer o meio em que está inserido. Isso é primordial para o planejamento dar certo. Por exemplo, um e-commerce. Se você só vende pela internet, tem que analisar como está esse meio hoje, se precisa fazer algum patrocínio de anúncio para fortalecer o que já faz ou se vai ficar esperando que achem seu serviço”, exemplifica.
Os próximos passos depois de o planejamento ter sido feito
O empreendedor fez a análise do momento atual utilizando a matriz Fofa e elaborou o planejamento para o ano. Quais são os próximos passos? “Sempre orientamos o seguinte: a partir do momento em que se fez o planejamento estratégico, para ele não ficar como um documento guardado em uma gaveta, independentemente do porte da empresa, é interessante ter uma ferramenta de gestão de ações, de acompanhamento de responsáveis e de prazos. Porque foram definidas várias ações no planejamento estratégico, e, se essas ações ficam registradas em papel ou em um arquivo de documento, acabamos esquecendo”, observa.
Para que o planejamento não fique apenas no papel ou, como o especialista comenta, na gaveta, é importante utilizar uma ferramenta que alerte sobre ações, prazos e responsáveis por cada etapa planejada. “Fez o planejamento, faz algum arquivo, coloca numa planilha que você consiga visualizar. Hoje temos softwares e apps gratuitos que controlam prazos e ações. O próprio Google tem ferramentas para isso. Além disso, é interessante também fazer alguma reunião de acompanhamento ou, caso esteja sozinho, parar para analisar se as ações estão sendo concluídas ou não”, recomenda.
No podcast, Eduardo dá outras dicas que vão ajudar sua empresa a acertar na gestão de processos. Dê o play e confira!
