Como delegar tarefas pode auxiliar na liderança eficaz

Indiferente do porte da empresa ou do segmento, o líder precisa saber dividir as tarefas entre a equipe. Tentar centralizar todos os processos, pode ocasionar consequências negativas no negócio, especialmente relacionadas à gestão e produtividade.

Quando um gestor está ocupado demais com tarefas que poderia ter delegado aos colaboradores, ele está desperdiçando o tempo que poderia estar sendo utilizado no planejamento estratégico do negócio. No entanto, delegar essas tarefas e compartilhar as responsabilidades, pode ser bastante difícil para alguns empreendedores. Alguns dos motivos que impedem que as atividades sejam repassadas, incluem a incapacidade de conseguir deixar seu próprio trabalho/tarefas, o medo de que não seja executado com a mesma maestria por outros, ou que ninguém mais tenha as habilidades necessárias para executar o trabalho, e outras vezes, por se sentirem tão dedicados no projeto, acabam impedindo ajuda.

Obviamente, para começar a delegar tarefas, é muito importante planejar como isso acontecerá e conhecer a equipe para saber quem pode assumir determinadas responsabilidades.

Para auxiliar nessa jornada, reunimos nesse artigo, algumas dicas que podem ser essenciais na delegação de tarefas e mais alguns motivos que mostram porque é importante repassar essas atividades para os colaboradores. Confira!

Por que é importante delegar tarefas aos colaboradores e como isso auxilia na liderança

Vamos começar pela gestão do tempo. Ao delegar tarefas, o empreendedor consegue ter mais tempo para se concentrar em outras atividades importantes que exigem sua atenção e habilidades específicas, como estratégias, planejamento, criação de novos produtos e serviços, ou ações para o crescimento da empresa. Além disso, evitam a sobrecarga de trabalho, estresse, prazos acumulados e/ou atrasados e não correm o risco de realizarem tarefas sem a dedicação necessária. Com mais tempo para desenvolver as atividades essenciais, líderes e gestores conseguem melhores resultados para o negócio.

Segundo ponto, os colaboradores ao receberem novas atividades a serem executadas, conseguem ampliar suas habilidades e competências, além é claro, de se sentirem muito mais motivados e valorizados por receberem responsabilidades importantes. Eles conseguem enxergar crescimento profissional dentro da empresa e terão um motivo a mais para continuarem trabalhando ali.

Outro grande benefício, é que a partir do momento em que a equipe tem autonomia, na ausência do gestor ou de algum colega de trabalho, a empresa não vai parar suas atividades essenciais, garantindo a produtividade e o andamento dos processos.

Delegar é diferente de ordenar!

Delegar e ordenar são duas abordagens diferentes na distribuição de tarefas. Enquanto a delegação envolve confiança, autonomia e desenvolvimento de habilidades, a ordem é mais direta, com instruções específicas e menos margem para interpretação, criatividade ou variação na execução, já que o subordinado precisa seguir o que foi pré-estabelecido, mesmo que tenha experiência e habilidades que possam tornar aquela tarefa mais eficiente.

Delegar é dividir, é fazer com que os colaboradores se sintam essenciais no negócio. Já ser autoritário, pode gerar medo, fazer com que as pessoas se desmotivem e se percebam como meras executoras das decisões do gestor. Isso pode afetar o comprometimento e os resultados, além de tirar autonomia ou a ajuda do colaborador, nos momentos em que se deparar com desafios ou problemas inesperados. Quando ele só recebe ordens, sabe que não tem liberdade de criar nem de tomar decisões, e que a única responsabilidade, é seguir as instruções.

→ É claro que, dependendo a situação, é necessário ordenar que ações sejam realizadas, especialmente em emergências. No entanto, o foco neste artigo, é trazer os motivos e vantagens de delegar.

Como delegar tarefas de forma eficaz?

Confira 5 dicas que podem ajudar:

1. Saiba quando delegar

Como comentamos anteriormente, a primeira dificuldade é o empreendedor assumir que precisa de ajuda em determinados processos e transferir responsabilidades. Mas, a partir do momento que ele se vê sem tempo disponível para ações fundamentais da empresa, é necessário delegar.

Alguns sinais podem ajudar o empreendedor a perceber que precisa delegar, como: sobrecarga de trabalho, falta de tempo para atividades estratégicas, desmotivação, atrasos ou queda na qualidade de trabalho, falta de crescimento e inovação, entre outros.

2. Conheça sua equipe e gere uma relação de confiança

Antes de delegar as tarefas, é necessário conhecer os colaboradores, suas habilidades, conhecimentos e aptidões para determinadas áreas, além de construir um elo de confiança com os liderados. Isso permite que as tarefas sejam transferidas de forma adequada para quem realmente tem capacidade de executá-las.

Infelizmente o que acontece muitas vezes, é que as tarefas são repassadas às pessoas levando em consideração somente a carga de trabalho, sem considerar as preferências, habilidades ou a motivação dos indivíduos envolvidos. Por exemplo, o talento de um expert em finanças, pode e deve ser aproveitado na área administrativa, mas não pode ser desperdiçado no telemarketing. Ou, o conhecimento e as habilidades de um bom vendedor, não podem ser ignoradas ao repassar tarefas de outra área da qual ele não tenha domínio.

Conforme um líder entende os colaboradores, ele passa a conhecer também seus pontos fortes e fracos. Dessa forma, fica muito mais fácil selecionar quem tem o potencial para executar cada atividade.

3. Faça um bom planejamento

Depois de conhecer as habilidades e o potencial de cada um, é necessário realizar um planejamento para decidir quais mudanças fazer. É preciso decidir com cuidado quem será responsável pelo que, a partir de que momento isso vai acontecer e como.

Outro ponto importante, é que, por mais que a execução de determinados processos possam parecer óbvios a quem executa, é algo totalmente novo a quem está assumindo a responsabilidade. Por isso, é muito importante oferecer um passo a passo de como realizar determinada atividade, e dependendo da complexidade do trabalho, criar materiais para servir de base na execução dos processos. É preciso também oferecer todo apoio possível, explicar por que o projeto é necessário, o que se espera do colaborador e acompanhá-lo até que se sinta apto a realizar sozinho. Por mais habilidades que o colaborador tenha, é preciso oferecer instruções. Também é essencial falar sobre prazos e metas que precisam ser cumpridos.

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4. Meça os resultados

Assim como em todo plano de ação, é necessário estabelecer metas e avaliar se elas estão sendo cumpridas. Muitas vezes são necessários ajustes no decorrer das execuções, mas o importante é sempre dar o feedback ao colaborador e sugerir as melhorias necessárias para o melhor desempenho.

Mostrar os pontos positivos é essencial para que o colaborador saiba que o empenho está valendo a pena. Da mesma forma, apontar falhas é crucial para o aprendizado e desenvolvimento das habilidades.

5. Assegure o sucesso das tarefas após a delegação

A última dica, é verificar o andamento das tarefas na empresa. Afinal, o empreendedor continua sendo gestor e responsável pelo negócio, então, mesmo confiando que as tarefas estão sendo cumpridas, é essencial acompanhar e oferecer todo apoio possível, sempre que necessário. Estabelecer canais de comunicação claros, oferecera suporte contínuo e estar disponível para esclarecer dúvidas ou fornecer orientações adicionais, é essencial.

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