Gestão do tempo: estratégias para aumentar o nível de produtividade do seu negócio

Com cada vez mais obrigações, a gestão do tempo tem se tornado fundamental para garantir o cumprimento de tarefas e a produtividade de um negócio. Sabemos que o tempo é igual para todos e que não pode ser alterado, mas aproveitá-lo da melhor forma pode mudar tudo no dia a dia empresarial.

Com uma lista de prioridades e um planejamento bem definido, é possível organizar as atividades e encontrar tempo para tudo. Continue a leitura deste artigo e saiba tudo sobre esse assunto.

O que é gestão do tempo?

A gestão do tempo é um conjunto de técnicas usadas para aprimorar a realização de tarefas e projetos, dentro dos prazos estabelecidos e com produtividade e eficiência. Em outras palavras, é uma forma de administrar o tempo de forma eficaz, por meio do planejamento e do controle das atividades, para fazer mais e melhor em menos tempo.

Para que uma empresa atinja o sucesso esperado, ela precisa produzir e satisfazer os clientes, sem atrasos e falta de qualidade. É necessário saber como gerir as demandas e administrar obrigações, ocupações, pensamentos e escolhas. Tudo isso faz parte da gestão do tempo.

Qual a importância da gestão do tempo?

Com cada vez mais tarefas e responsabilidades, a gestão do tempo se tornou uma habilidade fundamental tanto no mundo empresarial, quanto na rotina pessoal. Quando se administra e se utiliza melhor o tempo, há um aumento do rendimento e de resultados, evitando o acúmulo de tarefas e a perda de prazos e facilitando a gestão do negócio e o alcance de metas.

A gestão do tempo auxilia na organização da rotina, fazendo com que haja maior concentração no trabalho e na execução das atividades, trazendo mais produtividade e, ainda, reduzindo a “pressão” e a carga mental, o que influencia diretamente no bem-estar do empreendedor e de seus colaboradores.

Dessa forma, empreendedores que não controlam o tempo, consequentemente não conseguem monitorar a própria produção e não têm domínio do próprio negócio. De acordo com um estudo do Instituto de Produtividade, 20% de um dia de trabalho é gasto com tarefas importantes, enquanto os demais 80% do dia é usado para coisas com pouco ou nenhum valor. Isso mostra que, provavelmente, um dos maiores problemas dos empreendedores é definir prioridades.

Como gerir melhor o tempo, ser mais produtivo e manter-se focado em meio a tantos estímulos?

Um dos métodos que podem ser utilizados para melhorar a gestão do tempo e manter a alta produtividade é o Getting Things Done (GTD). De acordo com a metodologia GTD, tudo o que fazemos é trabalho, independentemente do âmbito em que se aplica, e nossa mente serve para ter ideias e não para armazená-las.

A quantidade de informações que guardamos obstrui nossa capacidade criativa de fazer e esse bloqueio nos impede de agir e trava nossas ações. Assim, o segredo é esvaziar a mente, tirar as informações contidas nela e colocá-las em uma lista.

O mapeamento dessas demandas tira o peso da nossa mente e permite raciocinar sobre como resolvê-las. Gerir demandas é ter ideias, listá-las em alguma ferramenta externa e usar o tempo e todo o poder criativo para tomar as decisões que precisam ser tomadas.

Para falar sobre essa metodologia e esclarecer as principais dúvidas dos empreendedores sobre gestão do tempo, o Sebrae/SC convidou a especialista em produtividade Marta Oliveira para o podcast “Fala, Especialista”, que você pode conferir aqui.

7 dicas para realizar uma boa gestão do tempo na sua empresa

Antes de irmos para as dicas sobre o assunto, é importante que você avalie como está a administração do seu tempo. Para isso, analise algumas informações, como: hábitos diários, horário de dormir e de acordar, tempo destinado para refeições e pausas, tempo médio para execução de tarefas, quantas vezes por dia você abre o e-mail, quanto tempo por dia passa nas redes sociais, quantos minutos são destinados aos estudo, entre outros.

Com essas informações, é possível ter uma análise inicial de onde você pode estar errando e o que pode ser melhorado para utilizar efetivamente seu tempo disponível. Em seguida, coloque as suas tarefas em categorias, de acordo com a urgência e importância.

Nem sempre uma tarefa urgente é a mais importante para a sua empresa. Por isso, foque sempre nos resultados que cada atividade trará e priorize dessa forma o que fazer primeiro. Para fazer essa identificação de forma correta, leve em conta a matriz de gerenciamento de tempo (Matriz de Eisenhower) que determina as ações em quatro quadrantes:

• quadrante 1 - importante e urgente: tarefas que são críticas e precisam ser resolvidas imediatamente;

• quadrante 2 - importante, mas não urgente: tarefas que são importantes, mas não têm uma data ou prazo final definido;

• quadrante 3 - não importante, mas urgente: tarefas que são urgentes, mas não contribuem diretamente para seus objetivos em longo prazo;

• quadrante 4 - não importante e não urgente: tarefas que são triviais e podem ser adiadas ou eliminadas.

A partir dessa separação de tarefas, você poderá executá-las conforme a classificação de prioridades. E, agora sim, vamos às 7 dicas para te ajudar na gestão do tempo.

1. Faça um bom planejamento

Reúna todas as atividades que precisam ser cumpridas, seja em um aplicativo, planilha ou até mesmo no papel. Depois, classifique-as pela importância, definindo o que fazer primeiro, a estimativa de tempo para execução de cada atividade e os prazos de entrega. Comece pelas mais importantes e urgentes; seguindo pelas importantes, mas nem tão urgentes; em seguida, as mais urgentes, mas não importantes.

Para definir o tempo de cada atividade e os prazos, uma dica é cronometrar as mais habituais para ter uma noção de quanto tempo você levará para realizar nas vezes seguintes. Quando for alguma atividade que você nunca realizou, é só pensar em uma estimativa com base nas experiências já executadas. Mas, não se esqueça que é sempre importante pensar em uma margem extra de tempo para conseguir concluir as ações dentro dos prazos estipulados, caso aconteçam imprevistos.

2. Agende suas tarefas

Uma dica essencial para conseguir gerir o tempo, é anotar os compromissos, tanto pessoais, quanto profissionais. O Google Agenda é uma ótima opção, mas caso não goste de calendários digitais, você pode utilizar a tradicional agenda de papel.

3. Delegue tarefas

Nunca esqueça que há a possibilidade de delegar tarefas! As que não são urgentes e que são pouco importantes podem ser delegadas, da mesma forma que diversas outras atividades.

Ao delegar tarefas, você libera tempo para se concentrar em outras atividades importantes que exigem sua atenção e suas habilidades específicas. Além disso, você oferecerá oportunidade para outras pessoas desenvolverem suas habilidades e competências, distribuirá as responsabilidades dentro da equipe e contribuirá diretamente na motivação da equipe e na produtividade da sua empresa.

4. Evite a procrastinação

Evite distrações, como redes sociais, televisão, mensagens no celular, visitas a sites de compras e lanches fora do horário definido para refeições. É importante definir metas claras, fazer listas de tarefas, ser realista com as expectativas e cumprir o que foi planejado.

5. Não fique preso às conversas de e-mail e WhatsApp

O WhatsApp, e-mail e outros aplicativos de mensagens costumam tirar muito tempo do horário de trabalho, justamente por conta da “urgência” que as pessoas e clientes criaram ao resolver suas demandas. Mas até isso pode ser planejado para não atrapalhar a rotina.

Determine alguns momentos do dia para abrir o e-mail e os aplicativos de mensagens e classifique-os por prioridade para respondê-los. Desse modo, você não perde a sua concentração ao parar uma atividade para informar-se sobre outra e não deixa o cliente na mão em assuntos que precisam ser resolvidos naquele dia.

6. Organize as pausas

Lembre-se que as pausas durante a rotina são necessárias, principalmente se o trabalho exigir criatividade. No entanto, até mesmo as pausas precisam ser estratégicas, pois podem ajudá-lo a aumentar a produtividade e reduzir a fadiga mental e física.

Inclua esse planejamento de pausas na sua agenda ou lista de tarefas, e, caso sinta necessidade de parar antes do planejado, antecipe a pausa para recarregar as energias e relaxar. Isso fará você se concentrar melhor quando retornar ao trabalho.

7. Utilize a tecnologia a seu favor na gestão do tempo

A tecnologia pode te ajudar a organizar a execução das suas tarefas de forma efetiva. Os aplicativos de gestão de tempo são ferramentas práticas e de fácil acesso. Alguns exemplos de aplicativos que você pode usar são: Studio, Timesheet, Pomodoro Timer, Toggl, Harvest, My Minutes e Rescue Time.

Estratégias para aumentar o nível de produtividade do seu negócio

O segredo da produtividade é saber organizar o tempo. É preciso se organizar para cumprir as obrigações. Confira algumas estratégias:

• definir objetivos claros e específicos;

• priorizar tarefas, identificando e eliminando as desnecessárias;

• estabelecer metas realistas;

• utilizar técnicas de produtividade, como a ferramenta 5W2H;

• estabelecer prioridades e focar no que é mais importante;

• evitar multitarefas;

• fazer pausas regulares;

• criar e adotar práticas de trabalho eficazes;

• adotar novas tecnologias;

• aprender a dizer “não”.