Gestão do tempo: estratégias para aumentar o nível de produtividade do seu negócio
Com cada vez mais obrigações, a gestão do tempo tem se tornado fundamental para garantir o cumprimento de tarefas e a produtividade de um negócio. Sabemos que o tempo é igual para todos e que não pode ser alterado, mas, a forma de melhor aproveitá-lo pode mudar tudo no dia a dia empresarial.
Para que uma empresa atinja o sucesso esperado, ela precisa produzir e satisfazer os clientes, sem atrasos e falta de qualidade. É necessário saber como gerir as demandas, administrar o que se deseja fazer, as obrigações, ocupações, pensamentos e escolhas. Tudo isso faz parte da gestão do tempo, e por este motivo, esta não é uma tarefa tão fácil de ser executada, e nem todos as pessoas conseguem implementá-la na rotina diária.
Dados de uma pesquisa da Acuity Training, de 2022, feita com 500 trabalhadores, revela que 82% deles não tem um sistema de gerenciamento de tempo e que uma em cada oito pessoas, nunca se sente no controle das demandas em seu trabalho.
De acordo com a pesquisa Dores dos Pequenos Negócios, do Sebrae, a gestão do tempo é um dos principais problemas nas pequenas empresas, tanto na parte administrativa, quanto na comercial. Isso fez com que muitas delas terceirizassem a gestão do negócio. Como há um problema com falta de mão de obra, os serviços podem se acumular ainda mais e impedir a eficiência nas operações.
Tudo isso mostra que a gestão do tempo vai além de métodos e velocidade, mas, com uma lista de prioridades e um planejamento bem definido, é possível organizar as atividades e encontrar tempo para tudo, mesmo para as que pensamos que não são possíveis de resolver.
Continue lendo esse artigo para saber mais sobre o assunto!
O que é gestão do tempo?
A gestão do tempo é um conjunto de técnicas usado para aprimorar a realização de tarefas e projetos, dentro dos prazos estabelecidos e com produtividade e a eficiência. Ou seja, seria uma forma de administrar o tempo de forma eficaz, através do planejamento e controle das atividades, para fazer mais e melhor em menos tempo.
O que é ser produtivo?
Ser produtivo é estar focado durante o processo de resolução de determinada demanda. É preciso estar presente, de corpo e mente, sem distrações e se dedicando exclusivamente àquilo que foi decidido fazer. Produtividade é resolução, e resolução se alcança com organização, foco e intenção.
Qual a importância da gestão do tempo?
Com cada vez mais tarefas e responsabilidades, a gestão do tempo se tornou uma habilidade fundamental tanto no mundo empresarial, quanto na rotina pessoal. Isso porque quando se administra e se utiliza melhor do tempo, consequentemente há um aumento do rendimento e de resultados, evitando que se acumulem tarefas, que se percam prazos, que as metas sejam alcançadas e que a gestão do próprio negócio aconteça de forma mais ordenada.
A gestão do tempo auxilia a organização da rotina, fazendo com que haja maior concentração no trabalho e na execução das atividades, trazendo muito além da produtividade, uma redução da “pressão” e da carga mental, agindo diretamente no bem-estar.
Dessa forma, podemos supor que empreendedores que não controlam o tempo, não conseguem monitorar a própria produção e, consequentemente, não têm domínio de seu próprio negócio. De acordo com um estudo do Instituto de Produtividade, 20% de um dia de trabalho é gasto com tarefas importantes, enquanto os demais 80% do dia é usado para coisas com pouco ou nenhum valor. Isso mostra que, provavelmente, um dos maiores problemas dos empreendedores é definir prioridades.
Mas, como gerir melhor nosso tempo, ser mais produtivo e manter-se focado em meio a tantos estímulos?
Para esclarecer essas e outras dúvidas, o Sebrae/SC convidou a especialista em produtividade no método Getting Things Done – GTD, Marta Oliveira, que compartilha um pouco do conhecimento e esclarece dúvidas que todo empreendedor costuma ter.
De acordo com a metodologia GTD, tudo o que fazemos é trabalho, independentemente do âmbito em que se aplica, e nossa mente serve para ter ideias e não para armazená-las. A quantidade de informações que guardamos obstrui nossa capacidade criativa de fazer e esse bloqueio nos impede de agir e trava nossas ações.
Ou seja, o segredo é esvaziar a mente, tirar as informações contidas nela e colocá-las em uma lista. O mapeamento dessas demandas tira o peso da nossa mente e permite raciocinar sobre como resolvê-las. Gerir demandas é ter ideias, listá-las em alguma ferramenta externa e usar o tempo e todo o poder criativo para tomar as decisões que precisam ser tomadas.
7 dicas para realizar uma boa gestão do tempo na sua empresa
Antes de conhecer dicas sobre o assunto, é muito importante saber e avaliar como está a administração do seu tempo. Levante informações como hábitos diários, horário de dormir e de acordar, tempo destinado para refeições e pausas, tempo médio para execução de cada tarefa, quantas vezes por dia você abre o e-mail, quanto tempo por dia passa nas redes sociais, quantos minutos destinados à estudo, entre outros. Assim, você já consegue uma análise inicial de onde pode estar errando e o que pode ser melhorado para utilizar efetivamente seu tempo disponível.
A segunda orientação, é que as tarefas sejam categorizadas de acordo com a urgência e importância. Nem sempre a tarefa urgente é a mais importante para a sua empresa. Foque sempre nos resultados que cada atividade trará e priorize dessa forma o que fazer primeiro. Para saber quais executar primeiro, leve em conta a matriz de gerenciamento de tempo (Matriz de Eisenhower) que determina as ações em quatro quadrantes:
- Quadrante 1: Importante e urgente → tarefas que são críticas e precisam ser resolvidas imediatamente.
- Quadrante 2: Importante, mas não urgente → tarefas que são importantes, mas não têm uma data ou prazo final definido.
- Quadrante 3: Não importante, mas urgente→ tarefas que são urgentes, mas não contribuem diretamente para seus objetivos de longo prazo.
- Quadrante 4: Não importante e não urgente → tarefas que são triviais e podem ser adiadas ou eliminadas.
Separando as tarefas dessa forma, é só executá-las conforme a classificação de prioridades.
Confira agora, 7 dicas para te ajudar na gestão do tempo:
1. Inicie com um bom planejamento
Reúna todas as atividades que precisam ser cumpridas, seja em um aplicativo, planilha ou até mesmo em um papel. Após, classifique-as pela importância, definindo o que fazer primeiro, a estimativa de tempo para execução de cada atividade e os prazos de entrega.
Comece pelas mais importantes e urgentes, seguindo pelas importantes, mas nem tão urgentes, em seguida, as mais urgentes, mas não importantes.
Para definir o tempo de cada atividade e saber definir prazos, uma dica é cronometrar as mais habituais para ter uma noção de quanto tempo você levará para realizar nas vezes seguintes. Quando for alguma atividade que você nunca realizou, é só pensar em uma estimativa através das experiências já executadas. Mas, não se esqueça que é sempre importante pensar em uma margem extra de tempo para conseguir concluir as ações dentro dos prazos estipulados, caso aconteçam imprevistos.
→ Para gerenciar melhor o seu tempo, estabeleça algumas metas. Você pode usar o conceito SMART para auxiliá-lo na criação das suas metas. Clique aqui para saber mais!
2. Agendamentos
Uma dica essencial para conseguir gerir o tempo, é anotar os compromissos, tanto pessoais, quanto profissionais. O Google Agenda é uma ótima opção, mas caso não goste de calendários digitais, você pode utilizar a tradicional agenda de papel.
3. Delegue tarefas
Nunca esqueça que há a possibilidade de delegar tarefas! As que não são urgentes e que são pouco importantes, podem ser delegadas, da mesma forma que diversas outras atividades.
Ao delegar tarefas, você libera tempo para se concentrar em outras atividades importantes que exigem sua atenção e habilidades específicas. Além disso, você oferecerá oportunidade para outras pessoas desenvolverem suas habilidades e competências, distribuirá as responsabilidades dentro da equipe e contribuirá diretamente na motivação da equipe e na produtividade da sua empresa.
4. Evite a procrastinação
Evite distrações, como redes sociais, televisão, mensagens no celular, visitas a sites de compras e lanches fora do horário definido para refeições. É importante definir metas claras, fazer listas de tarefas, ser realista com as expectativas e cumprir o que foi planejado.
5. Não fique preso às conversas de e-mail e WhatsApp
O WhatsApp, e-mail e outros aplicativos de mensagens, costumam tirar muito tempo do horário de trabalho, justamente por conta da “urgência” que as pessoas/clientes criaram ao resolver suas demandas. Mas até isso pode ser planejado para não atrapalhar a rotina. Determine alguns momentos do dia para abrir o e-mail e aplicativos de mensagens (três vezes por dia, a cada uma hora, 30 minutos, etc.) e classifique-os por prioridade para respondê-los. Desse modo, você não perde a sua concentração ao parar uma atividade para informar-se sobre outra e não deixa o cliente na mão em assuntos que precisam ser resolvidos naquele dia.
6. Organize as pausas
Seguindo o item anterior e complementando o de planejamento, lembre-se que as pausas durante a rotina são necessárias, principalmente se o trabalho exigir criatividade, no entanto, precisam ser estratégicas. Isso pode ajudá-lo a aumentar a produtividade e reduzir a fadiga mental e física.
Inclua esse planejamento de pausas na sua agenda ou lista de tarefas, e, caso sinta necessidade de parar antes do planejado, antecipe a pausa para recarregar as energias e relaxar. Isso pode ajudá-lo a se concentrar melhor e a aumentar a produtividade quando retornar ao trabalho.
7. Utilize a tecnologia a seu favor na gestão do tempo
A tecnologia pode te ajudar a organizar a execução das suas tarefas de forma efetiva. Os aplicativos de gestão de tempo são ferramentas práticas e de fácil acesso, confira alguns disponíveis: Studio, Timesheet, Pomodoro Timer, Toggl, Harvest, My Minutes e Rescue Time.
Estratégias para aumentar o nível de produtividade do seu negócio
O segredo da produtividade é saber organizar o tempo. É preciso se organizar para cumprir as obrigações. Confira algumas estratégias:
- Definir objetivos claros e específicos;
- Priorizar tarefas e identificar e eliminar tarefas desnecessárias;
- Estabelecer metas realistas;
- Utilizar técnicas de produtividade;
- Estabelecer prioridades e focar no que é mais importante;
- Evitar multitarefas;
- Fazer pausas regulares;
- Criar e adotar práticas de trabalho eficazes;
- Adotar novas tecnologias;
- Aprender a dizer “não”.
Caso você deseje saber mais sobre o assunto, o convidamos a conferir a vídeo aula desenvolvida pelo Sebrae/SC, em parceria com o consultor e fundador da empresa de marketing Gerenciar o Tempo Agora, Evandro Mazuco, que apresenta orientações para aprimorar sua produtividade, lidar com os desafios do dia a dia e conquistar mais tempo livre. Clique aqui e inscreva-se!
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